Metodologia de implementare “Sure Step” pentru solutii ERP si CRM Microsoft Dynamics
Prezentul articol isi propune sa realizeze o introducere in metododologia numita „Sure Step” (Pas Sigur), metodologie creata si promovata de catre Microsoft pentru a ajuta la implementarea solutiilor de tip ERP si CRM pe care Microsoft le comercializeaza (soluțiile Microsoft Dynamics). Se adreseaza tuturor celor interesati de managementul unei implementari de solutii de tip ERP sau CRM, care vor sa cunoasca acțiunile necesare pentru o implementare de calitate.
Implementarea unei solutii de tip ERP nu se poate realiza fara un management de proiect profesionist si fara un intens efort organizatoric atat din partea implementatorului, cat si din cea a clientului.
Echipa ELIAN Solutions, care implementeaza soluția Microsoft Dynamics NAV, a adoptat in totalitate aceasta metodologie de implementare, convinsa fiind ca bunele practici incluse in aceasta sunt o garantie a succesului oricarei implementari.
Solutia – Metodologia Sure Step elaborata de catre Microsoft
Implementarea unei solutii de tip ERP se poate dovedi anevoioasa, mult mai anevoioasa decat se asteapta clientul, dar si implementatorul. Rezultatul nu e pe masura estimarilor initiale. De ce oare? Deoarece nu este luata in considerare complexitatea acestui demers si exista lacune in modul de a organiza implementarea. Abilitatile manageriale difera de la implementator la implementator, precum si de la client la client.
Microsoft, care vinde mai multe solutii de tip ERP si CRM, constienta de acest neajuns, a decis sa ajute partenerii – cei care realizeaza implementarile solutiilor, promovand (si impunand totodata) o metodologie de implementare care sa furnizeze un sprijin implementatorilor.
Metodologia le pune acestora la dispozitie un set de instrumente menit sa ajute la managementul proiectului si totodata sa insufle clientilor increderea in calitatea implementarii.
Metodologia este cuprinsa intr-un pachet software care se poate instala fie pe o statie de lucru fie in retea, prin integrare cu tehnologia SharePoint.
Metodologia Sure Step – Etapele unei Implementari
In cadrul modelului Sure Step sunt definite 6 etape ale unei implementari: Diagnostic, Analiza, Design, Dezvoltare, Instalare, Operational.
Etapa de Diagnostic
Etapa de diagnostic este o etapa care se desfasoara inainte de implementarea propriu-zisa. Ea incepe in cursul procesului de vanzare si se finalizeaza cu un Plan de Implementare (Plan de Proiect). Daca clientul accepta Planul de Proiect, atunci se realizeaza implementarea.
Scopul acestei etape este de a strange suficienta informaţie pentru a defini amploarea proiectului si pentru a realiza o propunere de implementare care sa satisfaca asteptarile clientului.
In cursul acestei etape se realizeaza acţiuni precum:
- Identificarea si definirea intinderii proiectului;
- Indrumarea clientului catre tipul de proiect si de implementare adecvate nevoilor sale;
- Estimarea costurilor si a calendarului proiectului;
- Planificarea resurselor asignate proiectului;
- Estimarea riscurilor;
- Crearea unui Plan de Proiect.
Pentru ca implementatorul sa realizeze o oferta cat mai apropiata de adevar, este necesara o analiza preliminara a nevoilor de afaceri ale clientului. Pot avea loc chiar din aceasta faza intalniri intre echipa de consultanta a implementatorului si utilizatorii cheie ai potentialului client pentru a culege date despre situatia actuala a acestuia.
In urma intalnirilor rezulta niste documente care ulterior vor putea fi folosite pe parcursul implementarii. In aceasta faza ele au doar rolul de a clarifica cerintele de afaceri ale clientului si de a insufla clientului incredere in capabilitatile solutiei.
Etapa de Analiza
Daca clientul accepta Planul de Proiect, atunci se demareaza implementarea. Etapa de analiza reprezinta inceputul implementarii si este si cea mai importanta. In aceasta etapa sunt organizate intalniri intre utilizatorii cheie ai clientului si consultantii de implementare pentru a identifica si documenta cerintele de afacere ale clientului.
Metodologia Sure Step indica pentru aceasta etapa mai multe tipuri de documente ce se pot intocmi insa cele mai importante (si obligatorii) sunt:
Documentul Cerintelor Functionale (Functional Requirements Document FRD)
Document de analiza „Gap-Fit” (Gap-Fit Analysis)
Documentul Cerintelor Functionale
Scopul acestui document este sa identifice toate cerintele functionale ale clientului. Cerinta functionala reprezinta in fapt ce anume asteapta clientul ca solutia sa realizeze pentru a sustine procesele sale de afaceri. De exemplu, clientul are nevoie sa urmareasca in sistem procesul de aprovizionare, incepand cu inregistrarea ofertelor de la furnizori, trecand prin intocmirea comenzilor si finalizând cu receptia si facturarea articolelor achizitionate.
Cerintele functionale sunt documentate in detaliu, pentru a se determina in mod clar:
- Procesele actuale care se doresc a fi pastrate in noul sistem – asa cum sunt in vechiul sistem;
- Procesele care trebuie modificate sau procese noi care trebuie sa fie sustinute de catre solutie.
Documentul de analiză „Gap-Fit”
Documentul de analiza Gap-Fit se realizeaza de obicei in Excel si este structurat pe arii functionale (Financiar, Aprovizionare, Vanzare, Productie, etc). Rolul acestui document este de a califica de o maniera clara cerintele functionale care sunt rezolvate prin sistemul standard vizavi de cele care necesita dezvoltari in sistem.
Fiecare cerinta este numerotata, clasificata din punct de vedere al importantei si totodata categorisita ca Fit (nu necesita dezvoltari) sau ca Gap (necesita dezvoltari).
Tot in acest document, se trec informatii care detaliaza felul in care cerinta functionala va fi rezolvata. Informatiile vor fi utile pentru configurarea sistemului sau pentru realizarea dezvoltarilor.
Etapa de design
Scopul acestei etape este acela de a defini modul in care cerintele functionale ale clientului vor fi implementate in noul sistem. Aceasta etapa include activitati, precum:
- Configurari ale aplicatie Dynamics NAV potrivit cerintelor functionale ale clientului. De exemplu, se defineste gruparea clientilor si furnizorilor conform criteriilor clientului, se parametrizeaza serii numerice, se definesc utilizatorii si drepturile lor de acces in sistem etc. Aceste configurari sunt documentate in „Documentul de Design Functional pentru Configurari” (Functional Design Document for Fits-Configurations);
- Designul dezvoltarilor specifice clientului care presupune:
- Designul realizat de catre consultant – detaliaza dezvoltarea din punctul de vedere functional si e redactata in termenii limbajului de afaceri. Rezulta „Documentul de Design Functional pentru Dezvoltari Specifice” (Functional Design Document Customizations).
- Designul realizat de catre dezvoltator – detaliaza dezvoltarea din punct de vedere tehnic. Se obtine „Documentul de Design Tehnic” (Technical Design Document).
Intrucat realizarea a 3 documente diferite poate fragmenta intrucatva vizunea globala asupra solutiei care se va livra clientului, dupa intocmirea celor 3 documente se recomanda realizarea unui document care sa descrie in ansamblu, intr-un limbaj pe intelesul clientului, solutia pentru cerintele sale de afaceri. Se obtine astfel „Documentul de Design al Solutiei” (Solution Design Document).
Etapa de dezvoltare
In etapa de dezvoltare se realizeaza adaptarile /dezvoltarile specifice clientului, asa cum au fost ele definite si aprobate in specificatiile de design. In aceasta etapa se realizeaza activitati, precum:
- Dezvoltari si testari ale dezvoltarilor(de catre dezvoltatori si consultanti);
- Integrari si interfete;
- Procese de migrare ale datelor;
- Elaborarea scenariilor de testare pentru utilizatorii finali.
Crearea unor scenarii de testare (test scripts) este foarte importanta, intrucat in baza lor utilizatorii vor valida faptul ca dezvoltarile satisfac cerintele functionale documentate in etapele anterioare. Scenariile de testare includ realizarea unor operatiuni curente, precum:
- Crearea unor entitati in sistem (clienti, furnizori, conturi contabile);
- Introducerea unor documente (comenzi, facturi, receptii, consumuri) sau
- Rularea unor rapoarte.
Etapa de instalare
Aceasta etapa cuprinde toate activitatile necesare pentru ca sistemul sa poate fi instalat la client si sa devina operational, adica clientul sa poata lucra efectiv cu sistemul.
Instalarea se face in baza unui Plan de Instalare (Deployment Plan) care documenteaza actiuni precum:
- Parametrizarea mediului de lucru;
- Migrarea datelor;
- Parametrizare utilizatorilor;
- Instruirea utilizatorilor finali;
- Strategii de instalare a aplicatiei (in mai multe etape, in mai multe locații etc).
De asemenea, Planul de Instalare prevede un calendar de desfasurare al fiecarei operatiuni, precum si resursele care sunt alocate pentru realizarea activitatilor.
Etapa de Operational
Aceasta etapa include actiunile necesare pentru a inchide proiectul si pentru a transfera atat solutia, cat si cunostintele despre solutie la client. Presupune realizare unora activitati precum:
- Finalizarea unor probleme ramase deschise;
- Acordarea de suport imediat ce sistemul a devenit operational (post Go-Live);
- Finalizarea transferului de cunostinte dinspre echipa de implementare catre utilizatori;
- Realizarea unor teste de performanta si optimizari ale sistemului;
- Stabilirea unor strategii de asigurare a calitatii in perioda de lucru efectiv cu sistemul;
- Documentarea unor lectii invatate de-a lungul implementarii – pentru a le folosi la implementarile ulterioare;
- Tranzitia catre perioda de suport post-implementare.
In aceasta ultima etapa se elaboreaza documentul „Raport Inchidere Proiect” (Project Closeout Report) al carui scop este acela de a verifica si valida rezultatele proiectului, precum si de a obtine acceptul formal din partea clientului privind realizarea implementarii.
Managementul Proiectului
Derularea implementarii presupune realizarea unui management de proiect performant. In acest sens, metodologia Sure Step furnizeaza o serie de recomandari privind desfasurarea proiectului si totodata livreaza un set de documente care poate fi folosit (cu adaptarile specifice fiecarei implementari) pentru gestionarea proiectului.
Activitatile presupuse de managementul de proiect se desfasoara de-a lungul tuturor etapelor implementarii.
Se au in vedere dimensiunile managementului de proiect din figura alaturata.
Managementul Riscului (Risk Management)
Presupune identificarea si analiza riscurilor precum si actiunile de prevenire a acestora. Riscul este un eveniment viitor si incert care poate avea un impact asupra obiectivelor implementarii in ceea ce priveste costurile, calendarul propus sau calitatea implementarii.
Riscurile pot fi inregistrate și urmarite intr-un document redactat in Excel, numit „Registrul Riscurilor” (Risk Register). In acest document se consemneaza fiecare risc; i se aloca un cod numeric, se descrie riscul, se evalueaza probabilitatea de producere, categoria din care face parte, impactul producerii lui, persoana responsabila etc.
Riscurile sunt analizate in cadrul intâlnirilor periodice care au loc privind statusul proiectului. Ele se regasesc intr-o sectiune din cadrul documentului „Raport privind Starea Proiectului” (Project Status Report).
Managementul Intinderii Proiectului (Scope Management)
Are drept obiectiv definirea si controlul asupra ce este inclus in proiect si ce este in afara proiectului. Este necesar sa se defineasca de la bun inceput, foarte clar, ariile functionale cuprinse in proiect. Din acest motiv, in Planul de Proiect se mentioneaza nu doar ceea ce se va face in cadrul proiectului ci si ceea ce nu se va face in cadrul proiectului.
Totusi, unele modificari ale cerintelor de afaceri pot surveni pe parcursul implementarii iar acestea trebuie monitorizate si evaluate.
Evidentierea cerintelor de modificare se realizeaza prin intermediul documentului „Cerinta de Modificare” (Change Request). Foarte important este ca in cadrul cerintei sa se evalueze si impactul acesteia asupra proiectului. Un numar prea mare de cerinte care survin ulterior Planului de Proiect poate compromite realizarea implementarii.
Managementul Problemelor (Issue Management)
Presupune rezolvarea problemelor care apar in cursul unei implementari si care pot afecta implementarea. Problemele sunt identificate, documentate si rezolvate.
Fiecare problema este documentata prin intermediul unui “Formular de Problema”(Issue Form).
In acest formular se aloca un cod unic problemei, se descrie problema, se evalueaza gradul de severitate, se asigneaza o persoana responsabila, se stabileste un termen de rezolvare etc.
Pentru a avea o imagine de ansamblu se utilizeaza documentul „Lista Problemelor” (Issue list) al carui rol este acela de a centraliza problemele si de a le monitoriza mai usor.
Presupune rezolvarea problemelor care apar in cursul unei implementari si care pot afecta implementarea. Problemele sunt identificate, documentate si rezolvate.
Fiecare problema este documentata prin intermediul unui “Formular de Problema”(Issue Form). In acest formular se aloca un cod unic problemei, se descrie problema, se evalueaza gradul de severitate, se asigneaza o persoana responsabila, se stabileste un termen de rezolvare etc.
Pentru a avea o imagine de ansamblu se utilizeaza documentul „Lista Problemelor” (Issue list) al carui rol este acela de a centraliza problemele si de a le monitoriza mai usor.
Managementul Timpului şi al Costului (Time and Cost Management)
Asigura, controleaza si gestioneaza timpul si costul astfel incat proiectul sa se finalizeze in timpul si costul agreat cu clientul.
Timpul si costul se estimeaza inițial in faza de Diagnostic, cand se realizeaza Planul de Proiect. Pentru realizarea estimarii se poate folosi metoda WBS(Work Breakdown Structure). Se definesc rezultatele care trebuie obtinute in cadrul Proiectului pe o structura arborescenta – de la cele cu caracter general pana la cele mai amanuntite. Pe ultimul nivel se trece consumul de resurse estimat, iar prin agregare se obtine costul total al proiectului.
Pe parcursul implementarii este necesar sa se urmareasca realizarea activitatilor in parametrii de timp si cost stabiliti.
Managementul Resurselor (Resource Management)
Organizeaza si gestioneaza toate resursele implicate in proiect; oameni, echipamente, alte resurse materiale.
O atentie speciala este acordata resurselor umane. Pentru a gestiona adecvat resursele umane se determina mai intai rolurile care sunt necesare in realizarea proiectului iar rolurilor le sunt asociate activitatile din cadrul Planului de Proiect.
Fiecare resursa umana poate avea unul sau mai multe roluri. Rolurile definesc abilitatile unei persoane si responsabilitatile ei in cadrul proiectului – atat din partea implementatorului, cat si a clientului. Exemple de roluri: Manager de Proiect, Consultant de Aplicatie, Utilizator Principal, Manager IT etc.
Managementul Comunicării (Communication Management)
Se ocupa cu crearea, distributia, extragerea si stocarea informatiei proiectului pentru a satisface nevoile informationale – legate de implementare – ale echipei de proiect şi ale clientului.
Realizarea managementului comunicarii se defineste in cadrul unui „Plan de Comunicare” (Communication Plan) care stabileste tipurile de comunicare, metodele de comunicare, frecventa comunicarii, persoana responsabila, lista de contacte, caile de escaladare ale unor probleme etc.
Managementul Calităţii (Quality Management)
Asigura un anumit nivel de calitate pentru documentatia de implementare si pentru implementarea in sine. Managementul calitatii include activitati precum definirea proceselor, elaborarea unor proceduri, standarde si politici menite de a satisface asteptarile clientului privind calitatea serviciilor de implementare. De exemplu, elaborarea unor documente precum “Planul de Testare” (Testing Plan) sau “Planul de Instruire” (Training Plan) sunt considerate ca tinand de managementul calitatii proiectului.
Managementul Aprovizionării (Procurement Management)
Gestioneaza achizitiile de bunuri si servicii care sunt necesare realizarii implementarii, dar care sunt livrate de catre terte parti. Este critic ca aceste achizitii sa fie planificate inca de la inceputul proiectului pentru a nu afecta calendarul de realizarea a acestuia. Subcontractarea unor actiuni din cadrul Planului de Proiect genereaza riscuri suplimentare pentru proiect si de aceea este necesara si o monitorizare a activitatii subcontractantilor.
Managementul Vanzarii (Sales Management)
Presupune realizarea unor activitati de coordonare cu echipa de vanzari, in etapa de Diagnostic, pentru a furniza clientului un Plan de Proiect care sa contina o estimare cat mai exacta a costurilor unei implementari, si care sa acopere cerintele de afaceri ale clientului. Necesitatea unui astfel de demers devine mai pregnanta indeosebi in cadrul unor implementari complexe, unde abilitatile echipei de consultanti sunt critice pentru a determina un Plan de Proiect corect.
Concluzie
Metoda Sure step confera partenerilor, dar si clientilor, siguranta realizarii unei implementari reusite punand la dispozitia managerilor de proiect instrumente adecvate pentru planificare, monitorizare si control. Fiecare faza a implementarii este documentata – pentru a se obtine o imagine clara atat a cerintelor de afaceri cat si a solutiilor pentru aceste cerinte.
Metodologia ofera numeroase îndrumari, rodul sintezei celor mai bune practici din domeniul implementarilor si al managementul de proiect. Diverse modele de documente sunt disponibile, iar managerii de proiect le pot alege functie de complexitatea proiectului.
Echipa ELIAN Solutions, prin adoptarea aceastei metodologii, doreste sa ofere clientilor sai garantia unei implementari de succes, care sa aduca beneficiile scontate.