Studiu de caz Producton: implementare Microsoft Dynamics NAV (Navision)

Clientul este un grup format din trei companii, Producton, Certo si Servel, specializat in productia, distributia si vanzarea de consumabile pentru imprimante si copiatoare. Toate cele trei companii sunt detinute de acelasi actionar.

Producton, cea mai importanta firma din grup, opereaza un lant propriu de retail, Digital Office. Certo gestioneaza activitatea de productie (umplere cartuse cerneala, reciclare, reconditionare etc), iar Servel se ocupa de distributia acestor produse in cadrul grupului, dar si catre clientii corporate.

Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o solutie integrata, o baza de date comuna pentru toate sediile dispersate teritorial, efectuarea tuturor operatiunilor in timp real, raportarea facila a rezultatelor si mai ales in timp reall!
Cristina Pisica, Director Executiv, Producton.
21 iulie 2009

Producton, cea mai veche dintre companii, are o experienta de 15 ani si este partenerul local numarul 1 pentru HP si Lexmark in ceea ce priveste distributia de consumabile. Reteaua Digital Office deserveste peste 100.000 de clienti prin intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajati, iar la nivelul anului 2008, doar compania Producton, a generat o cifra de afaceri de peste 9 milioane Euro.

Situatia initiala

Grupul Producton utiliza pentru gestiunea companiei doua produse informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabila exista Info6, un program dezvoltat in Fox, aplicat pe legislatia din Romania si relativ apreciat de contabili, iar complementar se folosea 4D, o solutie pentru gestiunea relatiilor comerciale si a stocurilor.

Aplicatiile nu erau integrate dar existau o serie de conectori ce permiteau transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor si volumului de vanzari pentru completarea jurnalelor de TVA, a balantelor contabile etc. Datele nu erau consolidate in timp real, iar sistemul de raportare lipsea cu desavarsire.

Orice analiza a activitatii se raporta la date deja depasite cu 1-2 luni, iar volumul de munca implicat pentru obtinerea acestor date era foarte mare. Existau nu mai putin de 10 baze de date separate, la nivelul fiecarui departament.

Aceasta situatie genera nemultumiri majore din partea top managementului, chiar daca separat, la nivel de departament activitatea se putea desfasura in conditii decente. Imposibilitatea urmaririi in timp real a activitatii, a cheltuielilor operationale si a marjelor de profit la nivel de produs /unitate /client a determinat conducerea grupului Producton sa ia decizia achizitionarii unui ERP.

Solutia

S-a cautat o solutie moderna cu referinte solide in piata si care, alaturi de gestionarea activitatii si resurselor companiei, sa ofere functionalitati complexe de “business analitics”.

Dupa o analiza a pietei, pe lista scurta au ramas trei furnizori, la doi dintre acestia renuntându-se pentru lipsa unor functionalitati dedicate productiei si respectiv pentru lipsa de flexibiliate in dezvoltarea solutiei optime. In final, solutia potrivita a fost implementarea Microsoft Dynamics NAV (Navision) de catre compania Elian Solutions.

Alaturi de functionalitatile standard, au contat foarte mult si aspectele de CRM si Business Analytics existente in cadrul Dynamics NAV (Navision). De altfel, impreuna cu Dynamics NAV (Navision), clientul a achizitionat si produsul Microsoft Business Analytics.

A fost implementat Microsoft Dynamics NAV (Navision) versiunea 5.0 cu Service Pack 1, pentru un numar de 52 de utilizatori. Pentru a identifica solutia corecta, grupul Producton a facut o analiza interna detaliata cu informatii colectate din toate departamentele. Mai mult, a fost numit un manager de proiect interesat, care stia foarte bine business-ul celor trei companii si astfel a putut fi realizat un caiet de sarcini util.

Am ales sa lucram cu echipa Elian in urma unei analize a pietei solutiilor ERP existente in Romania si a echipelor care implementau asemenea solutii. Am cerut recomandari si am primit feedback pozitiv! In plus am apreciat ca sunt o echipa tanara, dornica de afirmare dar, care aveau in spate experienta unor implementari anterioare de succes. Am considerat astfel ca ne vor acorda timpul si consultanta de care aveam nevoie. Şi nu ne-am inselat! Am fost convinsi de la inceput ca succesul implementarii unei solutii ERP – indiferent de numele pe care aceasta il poarta, depinde in egala masura atat de performantele solutiei in sine cat si de echipa care implementeaza, dar si implicarea noastra!
Am dezvoltat cu ei o relatie de parteneriat pentru ca genul de business pe care noi il avem este unul complex care a necesitat multe dezvoltari in sistem si multe particularitati – asa ca am invatat reciproc unii de la altii destul de multe atat pe parcursul implementarii cat si acum pe perioada de mentenanta si suport!
Cristina Pisica, Director Executiv, Producton.

Desfasurare proiect

Proiectul a inceput in iulie 2008 cu o etapa de analiza, dupa metodologia Microsoft, iar in ianuarie 2009 s-a trecut la Go Live pentru toate cele trei companii din grup. Au fost implementate modulele standard ale Dynamics NAV (Navision) pentru care s-au facut mai multe customizari conform specificatiilor definite de echipa de proiect a grupului Producton.

Pentru Producton ne-a interesat o simplificare majora a aplicatiei deoarece utilizatorii din magazin nu au cunostinte avansate de utilizare a PC-ului si de aceea am solicitat partenerilor de la Elian Solutions ca interfata pentru magazine sa contina doar functionalitatile strict necesare. Cristina Pisica
Astfel, Elian Solutions a adaugat solutiei functionalitati precum:
  • Corelarea si cautarea facila a componentelor (cartuselor in special) si echipamentele pentru care acestea sunt compatibile. Permite asocierea, in magazin, a unui model anume de imprimanta sau copiator cu o lista de consumabile aflate in stoc;
  • Importul ofertelor de la furnizor (pe baza referintelor incrucisate) si compararea de preturilor din piata. Grupul lucreaza cu un nomenclator de produse cu peste 18000 de repere. Pentru mare parte dintre acestea ei primesc saptamanal sau lunar oferte de preturi. Elian Solutions a dezvoltat un instrument ce permite importul acestor liste de preturi in Dynamics NAV (Navision) direct din fisiere Excel si face automat o mapare a codurilor de produs care difera in functie de furnizor. Dupa import si mapare utilizatorii au posibilitatea compararii preturilor pentru doi pana la sase furnizori;
  • Simplificarea jurnalelor de plati si incasare. Cerinta Producton a fost ca operatorii din magazine sa poata realiza operatii simple de incasare si plata.
  • Automatizarea realizarii unor liste de preturi de vanzare cu dependenta procentuala intre ele. Sistemul catalogheaza clientii pe trei categorii si in functie de aceste categorii pretul produselor se genereaza automat prin adaugarea unor procente specifice la pretul de referinta, fara ca operatorul din magazin sa poate interveni asupra operatiunii. De asemenea, in definirea preturilor se tine cont automat de cursul valutar stabilit zilnic;
  • Completarea previziunilor de vanzare in mod automat in functie de un algoritm de calcul parametrizabil, aplicat vanzarilor anterioare;
  • Gestionarea activitatii de umplere/reumplere cartuse si automatizarea inregistrarii consumului de materiale. A fost definit un formular prin care un cartus adus la reumplere primeste un cod unic pe baza caruia este gestionat procesul de umplere cu cerneala/toner, se descarca din gestiune materialele consumate si se realizeaza facturare;
  • Integrarea cu casele de marcat existente in cele 14 magazine;
  • Sincronizarea nomenclatorului de articole, preturi in cadrul companiilor din baza de date. Baza unica de date acopera nevoile celor trei companii care se bazeaza pe acelasi nomencator de articole. Acesta este gestionat numai in cadrul Producton dupa care modificarile sunt propagate si catre celelalte doua companii, in timp real;
  • Dezvoltarea de centre de responsabilitate cu restrictionari pe gestiunile asociate altor centre si serii numerice de facturi si avize diferite pentru fiecare centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate (magazin sau departament) in functie de care sunt alocate gestiunile, conturile bancare, dar si serii numerice de avize, facturi si chitante. Astfel utilizatorii pot presta activitati (receptie marfa, descarcari de gestiune, transfer de marfa, reglare de inventar etc) doar in centrele de responsabilitate alocate, iar documentelor le vor fi asociate numere doar din plaja alocata.

Beneficii

In urma finalizarii proiectului de implementare a Microsoft Dynamics NAV (Navision) si a customizarilor realizate de Elian Solutions, grupul de firme Producton si-a atins obiectivele propuse prin caietul de sarcini si a inlaturat toate nemultumirile legate de sistemul IT. Cel mai important beneficiu adus de Dynamics NAV (Navision) a fost sistemul de raportare bazat pe informatii reale si consolidate. Direct legat de aceasta realizare, managementul companiei a putut lua decizii foarte rapid bazandu-se pe rapoarte cu date real-time si mult mai detaliate si nu pe informatii vechi de 1-2 luni. Compania a obtinut astfel un instrument eficient de control pentru intreaga activitate, managementul avand la dispozitie rapoarte legate de marja de profit pe cea mai mica unitate, asocieri de la cele mai mici unitati de articole asociate cu diverse categorii de clienti, agenti de vanzari, filiale etc.

Cresterea marjei de profit

Posibilitatea compararii extinse a ofertelor de la furnizori si focalizarea pe achizitiile cu cel mai mic pret au un impact direct asupra profitabilitatii companiei. De asemenea, compania dispune de o functionalitate ce urmareste pretul produsului si nu permite vanzarea daca acesta este sub pretul mediu de achizitie

Optimizarea stocurilor

“Implementarea NAV ne-a asigurat o imagine completa asupra stocurilor si ne-a oferit un instrument de control al acestora. Astfel putem evita situatiile de supra stock si de out of stock, mai ales ca anterior aveam volume mari de marfa blocate in depozit din dorinţa de a raspunde promt cererilor clientilor” Cristina Pisica, Director Executiv, Producton.

Administrare facila a bazelor de date

In sistemul anterior existau nu mai putin de 10 baze de date care deserveau un singur departament. Aceasta situatie facea necesara existenta a 3 angajati care se ocupau de prelucrarea si analiza datelor. Solutia Dynamics NAV (Navision) foloseste o singura baza de date pentru toate cele trei companii, iar compania are nevoie de o singura persoana pentru aceasta activitate.

Cresterea controlului asupra cheltuielilor

Rapoartele detaliate permit managerilor un control eficient al cheltuielilor la nivel de companie, unitate, activitate sau angajat. Măsurile anticriza luate de grup s-au bazat exclusiv pe analizele asupra centrelor de cost si profit din NAV.

Cresterea controlului asupra activitatii si angajaţilor prin securizarea accesului in sistem

Fiecare utilizator este alocat unei gestiuni si poate presta activitati (receptie marfa, descarcari de gestiune, transfer de marfa, reglare de inventar etc.) doar in cadrul gestiunii alocate.

Imbunatatirea activitatii de planificare a productiei

Modulul de planificare din Dynamics NAV (Navision) ruleaza in fiecare noapte si pe baza acestuia se declanseaza comenzile de aprovionare, catre furnizorii interni sau externi. Aplicatia coreleaza necesarul de aprovizionare in functie de comenzile de productie si comenzile de vanzare existente.

Imbunatatirea relationarii cu clientul

In cadrul companiei Servel, prin simplificarea modului de ofertare pentru agentii de vanzari, mai ales in cadrul licitatiilor complexe, s-a putut raspunde mai rapid si corect solicitarilor clientilor. Stocul de circa 15.000 de produse facea dificila realizarea rapida a unei oferte comerciale.

Imbunatatirea relatiilor cu partenerii prin monitorizarea atenta a target-urilor

“Dynamics NAV ne ajuta foarte mult in realizarea target-urilor stabilite cu partenerii deoarece stim permanent situatia exacta a activitatii desfasurate in companie si putem lua la timp masurile necesare” – Cristina Pisica.

Scurtarea timpului de plată a facturilor şi evitarea situatiilor de neplată.

Dynamics NAV (Navision) permite atat ca oamenii de vanzari sa aiba acces direct la situatia financiara a unui client si sa-l crediteze in functie de aceasta cat si expedierea automata de notificari catre clienti cu privire la soldul acestora.

Imbunatatirea previziunilor de cash-flow

Astfel de previziuni erau complet inexistente in sistemul anterior, insa funcaionalitatile din Microsoft Dynamics NAV (Navision) permit acum planificarea unor investitii, iar deciziile se pot lua mai usor existand o imagine mai clara a fondurilor disponibile.

Prin definirea unor liste multiple de preturi in functie de anumite criterii, Dynamics NAV (Navision) ne-a permis personalizarea relatiei cu clientii.
Am putut astfel sa eliminam greselile de la facturare, sa respectam toate discounturile agreate la contractare si sa eliminam orice discutie neplacuta pe aceast subiect. Consider ca astfel imaginea companiei in fata clientilor s-a imbunatatit considerabil.
Cristina Pisica
Proiectul a fost extins prin implementarea unui modul Microsoft Business Analytics care aduce managerilor libertate deplina in realizarea rapoartelor si analiza activitatii. Cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV (Navision) si a partenerului Elian Solutions, grupul de firme Producton a reusit sa monitorizeze atent intreaga activitate si sa adopte cele mai inspirate masuri anticriza.
Menu