New call-to-action

O singură platformă pentru toate nevoile de automatizare și digitalizare dintr-o primărie

Media

Interviu cu Iulian Motoi, CEO ELIAN Solutions

În 2024, o primărie nu mai poate funcționa optim și nu poate face performanță fără un sistem informațional bine pus la punct. Informațiile trebuie să circule în timp real în cadrul instituției (între angajați și departamente) și în afara ei (în interacțiunea cu cetățenii sau cu alte instituții ale statului). Pentru a optimiza procesele interne, pentru a economisi resurse, pentru a îmbunătăți comunicarea între angajați și a debirocratiza relația cu cetățenii, precum și pentru a lua cele mai bune decizii strategice pentru dezvoltarea comunității locale, informațiile trebuie să fie stocate corespunzător, să fie filtrate în detaliu și să fie accesibile pentru interogare în timp real.

În prezent, în majoritatea instituțiilor statului există multiple programe software dedicate fiecărui departament în parte – de la aplicații GIS pentru cadastru și urbanism, la platforme pentru gestionarea taxelor și impozitelor, până la sisteme de evidență a populației și de administrare a patrimoniului public.

Compania ELIAN Solutions le propune primăriilor și instituțiilor publice o schimbare de paradigmă și înlocuirea soluțiilor digitale fragmentate la nivel de departament, cu o singură platformă care să acopere toate necesitățile de automatizare și digitalizare din cadrul unei primării – o soluție integrată mult mai performantă, care înlocuiește cele 5 – 6 aplicații. Soluția oferă o imagine completă și corectă asupra a tot ceea ce se petrece în cadrul primăriei și la nivelul comunității locale.

Soluția ELIAN vine cu câteva avantaje solide

Soluție standard sau personalizată: Fiecare instituție beneficiază de o soluție standard sau de o soluție adaptată nevoilor sale specifice. Implementarea personalizată este rezultatul unui audit realizat de consultanții ELIAN, în colaborare cu persoanele cheie din cadrul instituției beneficiare.

Soluție Microsoft Dynamics 365 Business Central: Personalizarea se realizează pe o soluție validată internațional, eliminând riscul de a rămâne captivi într-o soluție dezvoltată de un concurent local, care poate să dispară de pe piață – o problemă întâlnită frecvent pe piața din România, în sectorul public și privat.

Costuri reduse pentru implementare și suport: Platforma propusă de ELIAN poate fi dezvoltată rapid și eficient, la costuri avantajoase și servicii de calitate, în comparație cu soluțiile similare existente pe piață. Cu prețuri pornind de la 12.000 de euro pentru implementare, la care se adaugă costuri reduse pentru licențiere și suport, investiția devine extrem de avantajoasă.

Integrare completă a informațiilor: Soluția are capacitatea de a integra informații de diverse tipuri, provenite din toate departamentele unei primării. Această integrare contribuie semnificativ la îmbunătățirea activității instituției, eliminând dispersarea informațiilor și asigurând existența unor reguli clare de lucru, raportare și control în timp real.
ELIAN Solutions vine cu soluția care aduce administrația publică în secolul XXI, eficientizând procesele, debirocratizând interacțiunile și deschizând ușa către un viitor digital și transparent pentru comunitățile locale.

ELIAN Solutions: în top 3 parteneri recomandați de Microsoft în România

Cu o experiență vastă de 16 ani și sute de proiecte de succes implementate în retail, producție agricolă, producție textilă și imobiliare, ELIAN Solutions își îndreaptă atenția și către sectorul public, unde poate face transfer rapid de know-how în zona digitalizării și automatizării proceselor din cadrul instituțiilor publice. În fața noilor realități digitale și tehnologice, este esențial ca acest sector să adopte cât mai rapid soluțiile avansate de tip ERP (Enterprise Resource Planning) pentru a rămâne competitiv și pentru a aduce plusvaloare comunităților.
ELIAN Solutions este parte a Bittnet Group, în pilonul Business Platforms & Software, primul grup de companii IT și tehnologie din România listat la Bursa de Valori București (BVB).

Compania este specializată în furnizarea de servicii de implementare, programare și dezvoltare, precum și suport și mentenanță pentru soluția Microsoft Dynamics 365 Business Central, care permite organizarea și automatizarea unei game largi de procese dintr-o instituție publică, cum ar fi achizițiile publice, contabilitatea, managementul relațiilor cu cetățenii, managementul resurselor umane și multe altele. Scopul principal al acestei soluții este de a consolida toate informațiile și procesele operaționale ale unei instituții într-o singură platformă, facilitând astfel luarea deciziilor mai rapide și mai corecte, reducerea costurilor, optimizarea fluxurilor și îmbunătățirea performanței organizaționale în ansamblu.

ELIAN este prima companie românească inclusă în „Top 20 Most Promising Microsoft Dynamics Solution Providers” și se clasează în top 3 parteneri recomandați de Microsoft în România.
De asemenea, ELIAN a obținut recent distincția de partener CSP (Cloud Solutions Partner) pentru Aplicații de Business datorită capacității extinse de a livra soluții utilizând tehnologiile Dynamics 365 și Power Platform. Această realizare plasează ELIAN în rândul primilor parteneri Microsoft din Europa de Est care obțin această desemnare.

Să începem prin a discuta despre istoria și povestea companiei ELIAN Solutions

Pe 14 ianuarie 2008 am înființat compania ELIAN Solutions, împreună cu Mihaela Ivăncuță. Înainte de acest pas important, amândoi lucram într-o altă companie de software din ecosistemul Microsoft, care făcea exact ce facem noi astăzi. Eu eram consultant, adică făceam audit la clienți, iar Mihaela era programator, adică modifica sistemul în funcție de nevoile punctuale ale clienților.
Doar că împreună am avut convingerea că putem face lucrurile altfel, cu o nouă viziune. Aveam deja un produs performant, validat de piață, o soluție customizabilă pentru orice domeniu, care poate fi parametrizat pe orice tip de activitate, o soluție certificată Microsoft și am plecat la drum cu ea în noul business. Apoi ne-am uitat cu atenție la două resurse importante: angajații și clienții.

Și ne-am propus ca ELIAN Solutions să fie un business cu suflet, centrat pe oameni și pe nevoile lor.

Încă de la început am avut cele două direcții clare de focus: resursele umane, fiindcă în absența unei echipe bine pregătite, nu poți să oferi sprijinul necesar clienților. Și a doua direcție a fost atenția și grija față de nevoile clientului. Din experiența profesională anterioară am înțeles că un program excelent nu valorează prea mult dacă nu poți să-l adaptezi și să-l dezvolți conform nevoilor fiecărui client în parte.

Și am pornit acest business având convingerea că adevărata reușită în domeniul soluțiilor software constă în capacitatea de a înțelege și de a transpune cu acuratețe nevoile clienților în soluțiile pe care le oferim.

Acum, uitându-mă înapoi la ce am realizat în cei 16 ani, cred ca am reușit să facem lucrurile diferit din multe puncte de vedere, plecând de la 2 principii în care credem și astăzi:
1. Clientul este pe primul plan
2. Întotdeauna ai grijă de oamenii cu care lucrezi.
Această abordare ne diferențiază de corporațiile care pun în prim plan procedurile.

Ce momente cheie a traversat compania de-a lungul timpului?

Anul 2018 este important, când ELIAN Solutions a vândut 51% din capitalul social către Bittnet Group (BNET), cel mai dinamic grup de tehnologie din piața românească, primul grup de companii IT din România listat la Bursa de Valori București. Această mișcare strategică ne-a ajutat să ne dezvoltăm foarte mult. În primul rând, am fost susținuți de un departament de resurse umane remarcabil, care a fost cheia extinderii echipei noastre și atragerii de noi profesioniști talentați. De asemenea, am accesat tool-uri de marketing performante, pe care nu am fi putut să le accesăm în formula anterioară. În plus, în cadrul grupului, eu și Mihaela am avut acces la o nouă educație antreprenorială care ne lipsea, fiind concentrați în trecut pe zona de livrare către client și producție efectivă.

Un alt moment important este sfârșitului anului 2023, când am semnat tranzacția de fuziune și achiziție cu Kepler Management Systems, un concurent cu 16 ani experiență pe piață. Tranzacția aduce multe beneficii companiei și grupului, iar pentru noi este foarte importantă și integrarea echipelor de lucru și alăturarea celor 20 de specialiști de top ai companiei Kepler.

Cum a evoluat echipa ELIAN în urma celor 2 evenimente importante la care ați făcut referire mai sus?

Mulți ani am funcționat în formula de 5 sau 6 angajați. De abia de 3 ani suntem într-o formulă extinsă și am crescut de la 27 de oameni la 60, iar la finalul anului 2023 s-au alăturat cei 20 de specialiști cu o experiență semnificativă pe piață, în urma achiziției Kepler Management Systems. Integrarea celor două echipe va duce la formarea celui mai mare implementator al soluției de ERP Microsoft Business 365 Business Central din România.

Așadar, astăzi suntem o echipă cu 80 de resurse productive, împărțite pe șase departamente – consultanță, implementare, programare și dezvoltare, suport și mentenanță, vânzări și marketing, project management și power BI, iar potențialul de creștere în anii următori se bazează în continuare pe dezvoltarea echipei.

Cum arată ELIAN în cifre și care sunt obiectivele sau planurile de dezvoltare pentru viitor?

De-a lungul timpului am avut o creștere sănătoasă, organică, raportată la portofoliul de clienți și la resursele interne – și am fost mereu atenți ca cele 2 resurse să fie în echilibru.

Așadar, creșterea companiei s-a realizat în pași mici, pentru că ne-am dorit ca implementările făcute de echipă să aibă calitate și suflet.

Dar în ultimii 2 ani am avut o creștere foarte bună în cifre: în 2022 o creștere de 80% a cifrei de afaceri față de 2021. Iar în 2023 am crescut cu 60% față de 2022. Anul 2024 ne găsește în poziția în care vrem să consolidăm creșterea.
Așadar, pe lângă cei peste 200 de clienți din portofoliu, ne dorim să aducem clienți noi și să ne dezvoltăm în 3 direcții: să implementăm soluția noastră în sectorul public – primării și instituții ale statului, să implementăm soluția în Universități (proiect asumat și de Microsoft) și să aducem mai mulți clienți din piețele externe, în special din SUA.

Ce soluție aveți pentru primării și cum puteți ajuta concret?

Soluția pe care o implementăm standard sau personalizat se numește Microsoft Dynamics 365 Business Central. Este un sistem care acoperă activitatea oricărui departament din orice companie sau instituție, de la macro management, până la management de documente și fluxuri operaționale. Practic, orice activitate din cadrul oricărei companii sau instituții poate fi gestionată în această aplicație – în totalitate sau parțial.
Avem așadar o singură aplicație care poate fi personalizată la infinit, în funcție de nevoile fiecărui client, pentru orice industrie și domeniu de activitate.

După ce timp de 16 ani am implementat această soluție pentru sectorul privat cu cele mai bune rezultate, considerăm că a venit vremea să importăm know-how și către sectorul public și să aducem o contribuție importantă la digitalizarea și la automatizarea sectorului public.

Care sunt beneficiile soluției ELIAN pentru instituțiile publice?

În primul rând, oferim o singură platformă pentru toate necesitățile de automatizare și digitalizare din cadrul unei primării, înlocuind multiplele programe software utilizate în mod curent. Cu ajutorul soluției noastre propagăm informație către elemente decizionale în timp real, dar mai mult decât atât, facilităm și debirocratizăm interacțiunea cu cetățenii. Cu alte cuvinte, ajutăm ca lucrurile să se întâmple mai repede și mai bine în primării.
Soluția noastră din spectrul digitalizării și automatizării proceselor aduce beneficii imediate prin eficientizarea fluxurilor operaționale din primării (cu același număr de angajați crește considerabil eficiența și performanța, fără costuri suplimentare).

Implementarea soluției ELIAN aduce și o creștere semnificativă a colectării taxelor și a impozitelor, datorită optimizării proceselor administrative.

De asemenea, se debirocratizează și se transparentizează relația cetățean – primărie, iar timpul de răspuns la cererile primite din partea cetățenilor este redus considerabil. Procesarea cererilor primite de la cetățeni este simplificată prin fluxuri digitale de lucru, aprobări electronice, eliminarea hârtiilor și implementarea semnăturilor electronice.

Cum reușesc primăriile să înțeleagă pe deplin ce face soluția ELIAN și cum pot evalua corect nevoile din zona de digitalizare și automatizare, raportate și la bugetele disponibile?

Suntem aici ca să ajutăm în fiecare etapă, de la audit, analiză, implementare, suport. Important este ca primăria să fie deschisă către soluții digitale, către centralizarea și analiza informațiilor în timp real – aceasta este de fapt cerința esențială pentru implementările noastre.

Microsoft spune și noi vedem în piață în fiecare zi: este esențial să stai lângă tehnologie și să o adopți, făcându-ți calculele ce e bine pentru tine și ce nevoi ai. Iar adopția de tehnologie trebuie realizată și de către sectorul public, care nu mai poate rămâne în urmă – vremurile nu mai permit acest decalaj.

Iar pentru a facilita tot procesul de implementare a soluției, ne ducem personal la fiecare client și analizăm activitatea de zi cu zi în fiecare departament. După etapa de audit și analiză, propunem o arhitectură digitală structurată pe nevoile reale ale fiecărei instituții.

Care sunt costurile unei astfel de implementări pentru o primărie?

Așa cum am precizat, începem prin a realiza un audit și o analiză a organizației, pentru a identifica nevoile specifice și a propune configurația optimă pentru implementare.

În spiritul colaborării și al susținerii, oferim gratuit primele două etape – auditul și analiza – pentru primăriile care aleg să semneze un contract de implementare cu noi.

Urmează apoi implementarea, iar aici costurile pornesc de la 12.000 – 13.000 euro (implementarea durează aproximativ 21 zile, cu un cost de 560 de euro fără TVA pentru 8 ore de lucru pe zi). Mai departe, costurile de licențiere și de mentenanță sunt adaptate la necesitățile fiecărei primării, calculându-se în funcție de numărul de utilizatori și de funcționalitățile accesate. În plus, oferim suport complet pentru orice dificultate întâmpinată. Cu un simplu apel în call center, utilizatorii primesc răspunsuri rapide și soluții la problemele lor.

Un aspect important – pentru implementare, angajații din primării au nevoie doar de calculator cu Windows și conexiune la internet. Toate datele sunt stocate în siguranță în Cloud, asigurându-ne că informațiile sunt accesibile oricând și oriunde. Toate datele sunt 100% securizate (asigurăm zona de securitate completă – backup-uri, disaster recovery, optimizarea aplicației etc).

În concluzie, considerăm că pentru beneficiile pe care urmează să le aducă pe termen lung implementarea pentru o primărie, aceste costuri nu sunt ridicate.

Digitalizarea și automatizarea sunt frecvent asociate cu disponibilizări ale angajaților, mai ales în sectorul public. Cum comentați acest aspect?

De-a lungul celor 16 ani în care am fost activi în implementarea soluțiilor ERP, niciun angajat nu a fost disponibilizat ca urmare a proceselor de automatizare și digitalizare pe care le-am derulat pentru clienții noștri.

Pentru că noi nu ne ducem în optimizare fluxuri în zona în care oamenii dispar cu totul, noi ne ducem în optimizare de fluxuri în care oamenii fac lucrurile diferit.

Sistemul fiind on place, ai nevoie de oameni care să asigure un control de calitate asupra fluxurilor. În schimb, am observat o tendință a angajaților de a se reprofila și de a se specializa în alte domenii, ceea ce i-a făcut să devină mai eficienți și mai performanți.

Articol realizat in colaborare cu Ghidul Primariilor.
COVER STORY. Interviul a fost publicat în Revista Ghidul Primăriilor, Ediția XI, prima și singura revistă din România în format print și online destinată exclusiv autorităților locale:
https://www.ghidulprimariilor.ro/_revista-11.

Contact

Daca vrei sa afli mai multe despre solutie, ne poti contacta completand formularul de mai jos: