Implementare ERP – Cele mai bune 10 sfaturi

Cele mai bune 10 sfaturi pentru o implementare ERP

Firma Elian Solutions va pune la dispozitie o serie de sfaturi pentru a avea o implementare de succes.

Implementarea unui sistem ERP este un proces care poate aduce unei firme numeroase avantaje competitive – atunci cand reuseste. Atunci cand nu reuseste, afecteaza toate procesele de afaceri ale firmei, producand insemnate pierderi financiare si multa dezamagire in randul celor implicati.

La nivel mondial, statisticile difera dar putem avansa o cifra de circa 50% rata de succes a implementarilor ERP. Prin succcesul unei implementari intelegem ca sistemul ERP a furnizat functionalitatile promise si s-a incadrat in constrangerile de timp si de buget. Si totusi, 50%?!

Cum ar fi sa va duceti la un magazin si sa cumparati un televizor care costa o galeata de bani, iar vanzatorul sa va spuna: “Stiti, exista o sansa de 50% ca, atunci cand il bagati in priza, televizorul dvs. sa nu functioneze deloc sau sa functioneze prost!”. Ati mai cumpara?

Elian Solutions este implementator al solutiei ERP Microsoft Dynamics NAV si pe parcursul celor cateva zeci de implementari pe care le-a avut pana acum, a reusit sa contribuie intotdeauna la cele 50% procente de implementari reusite – partea plina a paharului.

Cum a fost asta posibil? Prin multa munca, prin acumularea de experienta, prin responsabilitate si prin capacitatea de a invata din greselile altora dar si din cele proprii. Mai jos veti gasi niste sfaturi care reflecta o parte din expertiza adunata de catre echipa Elian Solutions de-a lungul numeroaselor implementari.

Va uram lectura placuta!

Sfaturi implementare ERP

Sfatul nr. 1 – Defineste-ti obiectivele pentru care vrei sa implementezi un ERP

Daca nu stii ce vrei si de ce vrei anumite lucruri de la un sistem ERP, niciun furnizor de solutii ERP nu te va putea ajuta. Deziderate formulate la un nivel abstract de genul “optimizarea proceselor” sau “imbunatatirea productivitatii” nu sunt de folos.

Important este sa cunosti exact cum anume ERP-ul va aduce beneficii afacerii tale. De pilda, ai putea sa formulezi obiective precum: “cresterea vitezei de rotatie a stocurilor cu 20 %” ori “scurtarea timpului de incasare a facturilor cu 30%”. Acestea sunt chestiuni concrete, ce pot fi urmarite ulterior in faza post-implementare, daca s-au realizat sau nu.

Sfatul nr. 2 – Analizeaza-ti procesele de afacere actuale si fluxul de informatii

Pentru a gasi solutia ERP potrivita afacerii tale, e nevoie sa iti cunosti si sa iti documentezi procesele de afaceri. Cum se desfasoara, de pilda, un proces de cumparare? De ce informatii ai nevoie atunci cand inchei un nou contract? Cine aproba o investitie in cadrul firmei?

Aceste intrebari date ca exemplu, printre multe altele, vor trebui sa-si gaseasca raspuns inainte de a incepe evaluarea solutiilor ERP din piata si a celor care le furnizeaza. Daca nu vei face aceasta analiza, furnizorul de ERP poate sa-ti prezinte fluxurile din sistemul sau ca fiind cele mai bune si singurele “corecte”. In realitate, corect este exact ceea ce se intampla si /sau doresti sa se intample in firma ta.

O atentie deosebita trebuie sa o acorzi proceselor care se desfasoara manual (sau in afara sistemului actual) si pe care vrei sa le regasesti in viitorul ERP. Ele sunt cel mai putin structurate si de aceea iti pot ridica cele mai mari probleme.

O atenție deosebita trebuie să o acorzi proceselor care se desfasoară manual (sau in afara sistemului actual) si pe care vrei sa le regasesti in viitorul ERP. Ele sunt cel mai putin structurate si de aceea iti pot ridica cele mai mari probleme.

Sfatul nr. 3 – Alege o solutie ERP de viitor

Exista pe piata o puzderie de solutii care se autointituleaza drept solutii ERP (si putine sunt pe drept cuvant). Multe dintre ele sunt realizate pe platforme tehnologice invechite sau au avut un design initial care nu le permite decat o dezvoltare ulterioara limitata. Este esential sa gasesti o solutie pentru care furnizorul asigura un plan de dezvoltare a noi versiuni pentru cel putin 5 ani de acum incolo. Gandeste-te ca un ERP este o investitie pe termen lung iar furnizorul trebuie sa-ti ofere garantia ca nu va disparea de pe piata si ca produsul sau va ingloba cele mai noi tehnologii.

De exemplu, Microsoft Dynamics NAV, solutia ERP implementata de catre Elian Solutions, are intotdeauna un plan de dezvoltare care se intinde pe circa 7 ani de zile, ceea ce inseamna cel putin garantarea lansarii a inca 2-3 versiuni majore ale produsului.

Sfatul nr. 4 – Verifica referintele (clientii) furnizorului de servicii de implementare

Este un lucru esential, caci nimic nu poate prezice mai bine o implementare de succes decat alte implementari de succes. Ideal ar fi ca in portofoliul furnizorului sa existe cel putin un client care sa aiba acelasi profil de activitate ca al tau (sau sa fie similar).

Daca sunteti in acelasi domeniu de activitate, vei afla exact cum a reusit ERP-ul respectiv sa gestioneze procesele de afaceri specifice domeniului. Cand il contactezi pe respectivul client, afla cu ce probleme s-a confruntat inainte, in timpul si dupa implementare. Mai ales dupa implementare, fiindca de fapt abia dupa realizarea implementarii este clar daca furnizorul a facut o treaba buna.

Uneori, furnizorul solutiei ERP (cel care a dezvoltat softul propriu-zis) este si furnizorul serviciilor de implementare dar aceasta se intampla de obicei pentru solutii ERP de nivel scazut sau mediu. Solutiile mai puternice sunt distribuite prin parteneri. Faptul ca exista mai multi parteneri in piata este un avantaj pentru tine. Daca la un moment dat esti nemultumit de serviciile acestuia, nu devii “prizonierul” furnizorului de servicii (care detine totodata si solutia), ci poti alege alt partener.

Sfatul nr. 5 – Defineste-ti intinderea implementarii

E bine sa incepi cu pasi marunti. Nu de putine ori, exista clienti care doresc toate functionalitatile de la bun inceput si implementatori care promit “marea cu sarea”. Rezultatul? Proiectul devine atat de complex incat nu mai poate fi gestionat de catre nimeni iar intreaga implementare risca sa devina un fiasco.

E mai intelept sa gandesti implementarea  ERP in mai multe etape. Incepi cu ceea ce e strict necesar, apoi realizezi si restul. Intr-o firma aflata in continua dezvoltare, implementarea nu se termina niciodata. Se deschid noi oportunitati de afaceri, apar noi cerinte.

Sfatul nr. 6 – Evalueaza cat de mult trebuie modificat sistemul

Daca sistemul ERP standard cere prea multe modificari, mai bine cauta altul. Nimic nu afecteaza mai mult succesul unei implementari decat modificarile /customizarile efectuate in mod masiv asupra sistemului. Nu te increde in discursurile oamenilor de vanzari care zic ca sistemul lor e perfect flexibil si se poate adapta oricarei cerințe – prin dezvoltari ulterioare. Un sistem ERP adevarat este flexibil prin parametrizari, nu prin dezvoltari. Asta nu inseamna ca nu vor fi necesare dezvoltari – orice implementare presupune un anumit grad de customizare, ci doar ca trebuie sa fii foarte atent la amploarea si la natura acestora.

Sfatul nr. 7 – Realizeaza din vreme un plan de migrare a datelor

Adeseori aceasta etapa este trecuta cu vederea si lasata pe ultima suta de metri. Este considerata o problema de ordin tehnic si lasata doar pe seama furnizorului de implementare. Problema este ca acesta nu poate intelege niciodata – la fel de bine ca tine, semnificatia informatiilor din vechiul sistem, corelatiile dintre date, regulile de consistenta si validare a datelor.

Cel mai bine este ca inainte de a se trece la importul propriu-zis al datelor, sa efectuezi o “curatare” a informatiilor din vechiul sistem. De multe ori, exista informatie care nu mai este de folos in viitorul sistem sau sunt redundante si inconsistente (de ex. nu are rost sa importi date privind unii furnizori despre care stii ca nu vei mai lucra cu ei niciodata).

Sfatul nr. 8 – Testeaza toate tranzactiile critice inainte de “Go-Live”

Este bine ca aceasta testare sa se efectueze exact inainte de faza de “Go-Live”, adica atunci cand sistemul va intra efectiv in uz. Cel mai bine este cand se testeaza simultan, de catre toate departamentele pe fluxurile de lucru deja existente. Ideal e ca fluxurile sa fie complete.

De pilda, un client face o comanda de vanzare, comanda care este preluata de catre departamentul de vanzari. Acesta, face o comanda catre departamentul de productie care, la randu-i, face o cerere de comanda de aprovizonare. Relatia cu furnizorul este gestionata de catre cei de la aprovizionare. Se face receptia materiilor prime, se da in consum materia prima, se obtine produsul finit. Departamentul financiar inregistreaza facturile si platile pentru client si furnizor.

Atentie sporita si la testarea unor tranzactii speciale ori cu caracter exceptional (de ex., un retur de marfa neconforma). Adesea ele sunt trecute cu vederea in cadrul fazei de analiza, dar de obicei ele pun cele mai mari probleme sistemelor ERP.

Sfatul nr. 9 – Stabileste un plan de verificare a indeplinirii obiectivelor

Testarile pe care le faci inainte de faza de “Go-Live” te vor asigura ca tranzactiile critice vor putea fi operate in sistem. Daca exista impedimente majore in realizarea acestor tranzactii, e mai bine sa amani faza de intrare in productie decat sa pornesti cu un sistem care nu poate satisface cerintele operationale curente. La ce bun, de pilda, sa ai un sistem ERP scump si complex daca inca nu poti emite facturi si avize? Sau nu poti inregistra operatiunile de casa ori descarcarile de stoc?

Totusi, dincolo de aceasta verificare a functionalitatilor fundamentale, e nevoie sa masori realizarea acelor obiective care te-au determinat de la bun inceput sa decizi implementarea unui ERP (vezi Sfatul nr. 1).

Pentru a verifica, e nevoie sa cuantifici si sa masori starea initiala a obiectivului si starea ulterioara (daca ai vrut sa reduci timpul de emitere din sistem a unei note de receptie la aprovizionare – cu 80%, trebuie sa stii cat dura inainte si cat dureaza acum, nu?).

Trebuie insa sa fii constient de faptul ca indeplinirea obiectivelor si beneficiile pe care le aduce un ERP sunt o chestiune de durata. In majoritatea cazurilor, exista o perioada in care lucrurile nu se desfasoara mai usor, ci mai greu: este perioada de adaptare la noul sistem, perioada in care oamenii se obisnuiesc cu noile fluxuri, cu noile metode de introducere a datelor. Este perioada de invatare.

De aceea, pentru a masura obiectivele este bine sa lasi sa se scurga o perioada de cel putin 3 luni de la intrarea in functiune a sistemului.

Sfatul nr. 10 – Asigura-te ca intelegi despre ce este vorba intr-o implementare ERP

Am lasat la urma acest sfat, dar el este cel mai important.

De multe ori, responsabilitatea implementarii este azvarlita departamentului IT sau celui financiar-contabil, fiind vazuta ca o chestiune minora si lipsita de complexitate. Realitatea contrazice imediat asteptarile si implementarea se dovedeste mult mai dificila, tocmai fiindca nu tine seama de esenta procesului de implementare.

Intr-o implementare ERP nu este vorba in primul rand de date, softuri si tehnologii, ci de oameni si procese. Si de o optiune strategica a firmei.

Implementarea presupune intotdeauna o analiza si o regandire a proceselor, procese care de multe ori erau cunoscute la modul tacit, implicit. Formalizarea lor, aducerea lor la lumina este o actiune dificila si este ingreunata de faptul ca, pe de o parte se doreste reflectarea in sistem a vechilor procese, iar pe de alta se doreste si optimizarea acestor procese – adica modificarea lor. Acestea sunt insa doua chestiuni diferite si de multe ori apar confuzii si tensiuni in ceea ce priveste realizarea lor simultana.

Oamenii sunt insa, pe departe, cel mai important si mai neglijat element dintr-o implementare ERP. Ei sunt cei care vor lucra cu sistemul; fara ei, ERP-ul nu valoreaza mai mult decat CD-ul de pe care a fost instalat.

In general, se porneste de la prezumtia ca oamenii vor adopta cu voiosie noul sistem, chiar daca asta presupune pentru ei un serios efort intelectual, o bulversare a unor vechi metode de lucru, anxietati si efort de munca suplimentar.

Pentru a ajuta oamenii sa adopte cat mai usor sistemul este nevoie de o comunicare permanenta cu toti oamenii pe parcursul implementarii, dar si de o cooptare si cointeresare a lor.
Managementul firmei si echipa de implementare trebuie sa stie sa “vanda” beneficiile implementarii si celor care vor lucra efectiv cu sistemul. Doar asa vor obtine sprijinul si implicarea oamenilor.

3. Concluzii

Sfaturile de mai sus vin din practica implementarilor ERP pe care echipa Elian Solutions le-a realizat pana acum. Validitatea lor a fost dovedita de succesul acestor implementari si asta va uram si dvs.: o implementare de succes!

Menu