Plățile clienților nu coincid întotdeauna, ca valoare, cu facturile pe care aceștia vor să le achite: uneori din rotunjiri făcute diferit de aplicațiile celor două părți, alteori dintr-o simplă eroare de operare. Rezultatul e același — în extrasele de cont rămân deschise sume infime, care încarcă raportarea.
Business Central rezolvă situația prin funcționalitatea numită ”toleranța la plată”: chiar dacă între plată și factură există o mică diferență, documentele se pot închide, iar diferența se duce pe un cont de venit sau de cheltuială. În continuare vă arătăm cum se parametrizează și cum se folosește.
Prima setare se face în pagina ”Parametrizare contabilitate”, pe calea Pornire->Modificare toleranță plată. Fereastra de opțiuni ne cere valutele pentru care se aplică toleranța și pragul de la care funcționalitatea intră în joc:
Pragul se poate exprima procentual, în ”Toleranță plată %”, sau în valoare absolută, în ”Sumă toleranță maximă plată”. Vă recomandăm a doua variantă: mai sus am pus un plafon de 0,2 lei, deci orice diferență mai mică decât valoarea respectivă va închide documentele.
Tot aici, pe FastTab-ul ”Aplicare”, e bine să activăm comutatorul ”Avertisment toleranță plată”, care ne anunță de fiecare dată când toleranța urmează să fie folosită:
A doua parametrizare se face în ”Grupe înregistrare client”, unde completăm ”Cont debit toleranță plată” și ”Cont credit toleranță plată”. Pe ele vor ajunge diferențele dintre plată și factură:
Testăm parametrizarea cu o încasare. Înregistrăm plata în ”Jurnale încasări” și o legăm de factură cu butonul ”Aplicare intrări…”, funcționalitate descrisă pe larg în articolul: Urmărirea plăților pe facturi în Business Central:
Va apărea lista documentelor deschise ale clientului, din care alegem factura cu ”Setare ID aplicare-la”. Între plata de 401,00 lei și factura de 400,91 lei rămâne o diferență de 0,09 lei, vizibilă în ”Sold”:
La închiderea paginii de aplicare apare avertismentul: diferența de 0,09 lei poate fi înregistrată pe contul de toleranță, iar cele două documente se închid:
Atenție, însă: opțiunea implicită este ”Lăsați o sumă rămasă?”, adică factura rămâne deschisă cu 0,09 lei. Pentru ca toleranța să se aplice, trebuie să alegeți dvs. prima opțiune.
După înregistrarea jurnalului, în ”Intrări contabilitate” se vede încasarea, iar diferența apare pe contul de toleranță din grupa de înregistrare a clientului:
Vă recomandăm să lăsați avertismentul activ o perioadă, până vă convingeți că funcționalitatea lucrează conform așteptărilor, și abia apoi să îl dezactivați. Stabiliți plafonul cu prudență: prea mic nu rezolvă nimic, prea mare lasă loc unor pierderi pe care nu le mai vede nimeni.
ELIAN Solutions activează din 2008 ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Având o echipă de peste 80 de specialiști și un portofoliu de peste 400 de clienți, ELIAN Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
