În sistemul ERP Dynamics 365 Business Central operațiunile cu stocuri se înregistrează de obicei prin intermediul unor documente dedicate – facturi și comenzi de cumpărare, vânzare sau transfer. Există însă și situații când stocul se ajustează pozitiv sau negativ ca urmare a unor operațiuni interne ale companiei (de ex. consumul de materiale consumabile) sau când se realizează diverse corecții ale stocului. În aceste situații, se pot folosi jurnalele de articol.
În sistemul ERP Dynamics 365 Business Central operațiunile cu stocuri se înregistrează de obicei prin intermediul unor documente dedicate – facturi și comenzi de cumpărare, vânzare sau transfer. Există însă și situații când stocul se ajustează pozitiv sau negativ ca urmare a unor operațiuni interne ale companiei (de ex. consumul de materiale consumabile) sau când se realizează diverse corecții ale stocului. În aceste situații, se pot folosi jurnalele de articol.
Pentru utilizarea jurnalelor de articol, în Business Central accesăm pagina ”Jurnale articol” folosind funcția de căutare:
Se va deschide pagina de jurnale articol, iar pentru o înregistrare va trebui să completăm următoarele câmpuri:
Data înreg. – este data când înregistrăm operațiunea de stoc în contabilitate
Tip intrare – este un câmp de tip opțiune. Din rațiuni istorice există și opțiunile de ”Cumpărare” și ”Vânzare”, dar acum în jurnalele de articol se folosesc doar opțiunile de ”Ajustare pozitivă” și ”Ajustare negativă”
Nr. document – numărul documentului justificativ pentru operațiunea de stoc
Nr. articol – se va selecta din nomenclatorul de articole
Descriere – o descriere a înregistrării, implicit vine descrierea din fișa articolului
Cod locație – locația în care va avea loc operațiunea
Gr. înreg. contab. produse – vine implicit din fișa articolului și determină contul de clasă 6 care va fi utilizat la înregistrarea în contabilitate
Cantitate – se introduce cantitatea de articol
Cod unitate de măsură – se completează implicit cu unitatea de măsură din fișă, dar poate fi modificată
Sumă unitară, Sumă, Cost unitar – aceste câmpuri se completează automat de către sistem, în cazul ajustărilor negative nu e nevoie să se modifice niciodată, pentru ajustările pozitive vom detalia în cadrul acestui articol
În final, o linie de jurnal articol ar putea arăta precum în imaginea de mai jos, iar informația introdusă e suficientă pentru a se realiza înregistrarea:
Precum am menționat, la înregistrarea unei ajustări negative de stoc sistemul va calcula automat costul, indiferent de valorile pe care le introducem noi pe linia de jurnal, conform metodei de cost setate pe fișa articolului. Pentru mai multe detalii privind metodele de cost, vă recomandăm articolul: Metode de cost in Business Central
Atunci când realizăm ajustări pozitive, în principiu valoarea articolului nu poate fi calculată de către sistem. Un caz tipic este când inițializăm stocurile în Business Central prin preluarea stocului cantitativ-valoric din vechiul sistem. În acest caz, utilizatorul va introduce suma unitară în linia de jurnal articol, iar câmpurile ”Sumă” și ”Cost unitar” se completează automat:
Valoarea unei ieșiri/intrări de articol din linia de jurnal articol se poate determina și prin mecanismul aplicării, care presupune că se cunoaște exact legătura dintre o anumită intrare și ieșire de articol și în consecință costul unitar al celor două va coincide.
În cazul ajustării negative, prin mecanismul aplicării se specifică că costul ajustării negative de articol va fi exact costul unei anumite intrări de articol, indiferent de metoda de cost setată pe fișă. Pentru aceasta, vom folosi câmpul ”Intrare Aplicare-la”. Dacă dăm clic pe acest câmp, se va deschide lista cu intrările de articol, iar de acolo vom selecta linia de articol pe care vrem s-o asociem ajustării negative și al cărei cost se va transfera la ieșirea de articol:
Similar, pentru ajustările pozitive, există câmpul ”Aplică-de la intrare” prin care putem asocia o intrare de articol unei ieșiri anterioare. Un motiv pentru care am dori să facem acest lucru e atunci când vrem să corectăm un consum de articol și cunoaștem exact care a fost consumul care trebuie corectat. În acest caz, e normal ca valoarea de intrare a articolului să fie valoarea consumului eronat:
ELIAN Solutions activează din 2008 ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Având o echipă de peste 80 de specialiști și un portofoliu de peste 400 de clienți, ELIAN Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
