În sistemele ERP sau în aplicațiile de contabilitate este necesar să existe un control al perioadei în care se pot înregistra tranzacțiile contabile. Pentru majoritatea programelor de contabilitate există o procedură prin care se ”închide” o perioadă de înregistrare – de obicei luna, iar utilizatorii nu mai pot înregistra ”în urmă” decât prin redeschiderea perioadei.
Și în sistemul ERP Dynamics Business Central există un mecanism care limitează perioada de înregistrare, dar care asigură și o flexibilitate pentru utilizatori. Pentru controlul perioadei de înregistrare putem seta un interval de înregistrare general, valabil pentru toți utilizatorii, sau putem seta intervale personalizate, aplicabile fiecărui utilizator.
Intervalul perioadei de înregistrare se poate în cadrul paginii ”Parametrizare contabilitate”, pagină ce poate fi accesată cel mai ușor folosind funcția de căutare:
În această pagină, pe secțiunea ”General” există câmpurile ”Se permite înregistrare de la” și ”Se permite înregistrare la”, câmpuri care definesc intervalul de date între care sunt permise înregistrările contabile. De obicei, intervalul definit e chiar luna curentă.
După ce s-a realizat această parametrizare, în cazul în care se încearcă înregistrarea în afara intervalului, sistemul va genera un mesaj de eroare. În imaginea de mai jos aveți o exemplificare – eroarea apăruta la încercarea de înregistra o factură de cumpărare la o dată din afara intervalului de înregistrare:
Restricția din pagina ”Parametrizare contabilitate” este una generală, în sensul că se aplică tuturor utilizatorilor. Pentru flexibilitate în operare însă, e posibil să configurăm intervalul de înregistrare la nivel de utilizator. Aceasta se realizează în pagina ”Parametrizare utilizator”:
Aici putem selecta utilizatorii definiți în sistem și le putem stabili intervale de înregistrare în contabilitate. Intervalul de înregistrare definit în această pagină prevalează asupra celui din fereastra ”Parametrizare contabilitate”. Asta înseamnă că, dacă un utilizator nu este definit aici, se va folosi intervalul din fereastra ”Parametrizare contabilitate”. În aceste condiții, putem crea o politică de înregistrare prin care toți cei care realizează tranzacții în mod curent vor înregistra conform intervalului din ”Parametrizare contabilitate”, iar cei care trebuie să realizeze corecții/înregistrări în afara perioadei contabile curente, vor avea intervalul de înregistrare definit în ”Parametrizare utilizator”.
Recomandarea noastră este să stabiliți de la bun început o politică privind drepturile de înregistrare în contabilitate ale utilizatorilor, astfel încât să minimizați erorile de operare, dar să vă și asigurați că pot înregistra corecții asupra perioadelor contabile trecute doar cei îndrituiți să o facă.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
