Activitatea companiilor presupune un schimb permanent de documente cu caracter comercial; printre acestea, ofertele și comenzile ocupă un loc important în realizarea operațiunilor curente. Deși nu există reglementări care să impună o stocare în sistemele informatice a ofertelor și comenzilor – așa cum e cazul cu facturile și documentele de livrare/recepție, e totuși dezirabil ca să existe o posibilitate de păstrare a unui istoric al acestora.
În sistemul ERP Dynamics 365 Business Central acest lucru este posibil prin intermediul unei funcționalități care permite versionarea și arhivarea documentelor. Arhivarea documentelor se poate realiza manual sau automat. În continuare, vom exemplifica arhivarea pentru documentele de vânzare, dar funcționalitatea e disponibilă și pentru documentele de cumpărare.
Arhivarea manuală a ofertelor și comenzilor de vânzare
Arhivarea manuală se realizează prin intermediul butonului ”Arhivare document” care se găsește pe antetul unui document de tip ofertă sau comandă. Prin apăsarea acestuia se va genera o copie a documentului, copie ce va avea și un număr de versiune:
Se pot arhiva mai multe versiuni ale aceluiași document. Documentele arhivate pot fi regăsite apoi în sistem în paginile cu arhive pe fiecare tip de document (ofertă, comandă). În imaginea de mai jos avem pagina ce conține arhiva ofertelor de vânzare:
În cazul în care se dorește revenirea la o stare anterioară a documentului, dacă aceasta a fost arhivată, se poate restabili versiunea respectivă de document. Se deschide din arhivă versiunea și se dă clic pe butonul ”Restabilire”:
Arhivarea automată a ofertelor și comenzilor de vânzare
Arhivarea automată a ofertei are loc atunci când oferta se convertește într-o comandă. Arhivarea automată a comenzii se va produce când o comandă este livrată și facturată integral. Pentru realizarea arhivării automate a ofertelor și comenzilor de vânzare este necesară accesarea paginii ”Parametrizare vânzări și creanțe”, secțiunea ”Arhivare”:
Aici putem activa arhivarea automată a comenzilor, comenzilor de retur și comenzilor generale. În plus, pentru ofertă există și opțiunea ca sistemul să ne întrebe, de fiecare dată, dacă dorim sau nu arhivarea.
Recomandarea noastră este ca să activați arhivarea automată și să realizați și arhivarea manuală atunci când pe documentele de lucru cu partenerii survin modificări frecvente și semnificative. E mai bine să aveți în sistem această informație, fiindcă nu se știe niciodată când va fi nevoie de ea.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
