Proiectele reprezintă un set de activități etapizate al căror scop este obținerea unui rezultat într-o perioadă dată și care se caracterizează printr-un anumit grad de unicitate. Proiecte sunt, de exemplu, realizarea unei construcții sau a unui utilaj special, făcut la comandă. Gestionarea economică a proiectelor este relativ dificilă, fiindcă implică evidențierea tuturor cheltuielilor și veniturilor pe un anumit proiect și pe etapele acestuia, facturarea realizându-se de obicei atunci când se finalizează o etapă.
În sistemul ERP Dynamics Business Central există un întreg modul dedicat gestionării proiectelor, iar în articolul de față ne-am propus să vă prezentăm principalele elemente necesare în definirea acestora, urmând ca în viitoare articole să detaliem modul de lucru cu proiectele (acumularea de costuri și facturarea etapelor), precum și raportările disponibile.
Pentru a defini un proiect, este necesar să accesăm lista cu proiectele din Business Central, iar acest lucru se poate realiza folosind funcția de căutare:
Ajunși în lista de proiecte, dăm clic pe butonul ”Nou” și în felul acesta se va deschide o fișă goală de proiect pe care vom începe să o completăm. Pe tab-ul ”General” al fișei definim un număr de proiect și selectăm clientul pentru care se va executa proiectul. De asemenea, putem aloca o persoană responsabilă cu proiectul și un manager de proiect.
În tab-ul ”Gestionare” definim structura proiectului pe etape. Pentru fiecare etapă vom introduce un cod de etapă în ”Nr activitate proiect” și apoi o descriere a etapei.
E bine ca să definim coduri într-o manieră ierarhică, care să reflecte etapele proiectului pe diverse niveluri de agregare . În felul acesta vom avea o reprezentare vizuală adecvată, ajutându-ne și de faptul că putem crea etape care totalizează valorile altor etape.
Acum, că am definit structura pe etape a proiectului, vom defini resursele care sunt alocate proiectului și care vor determina în final costurile și veniturile . Pentru aceasta, vom da clic pe butonul ”Linii planificare proiect” și se va deschide o formă nouă unde vom introduce pentru fiecare număr activitate proiect (etapă a proiectului) resursele ce vor fi alocate.
În acest caz, resursele sunt definite în sens larg, fiindcă în Business Central putem aloca elemente pe linii elemente de tip resursă (oameni sau echipamente), articol sau cont contabil.
Atunci când introducem o linie de resursă trebuie să selectăm și tipul liniei, care poate fi :
Facturabil – este ceea ce va apărea pe factură la client, așa cum a fost negociat în contract
Buget – este estimarea noastră pentru consumul de resursă, care în principiu poate fi diferită de ceea ce este facturat la client. În exemplul de mai sus am marcat cu roșu niște linii de activitate pentru o lucrare de implementare de sistem ERP. Veți observa că pentru activitatea ”Scrierea documentelor de analiză” avem o linie de tip facturabil cu cantitate 10, iar deasupra ei este o linie de tip bugetat cu cantitate 12. Asta înseamnă că la client vom factura 10 ore din această activitate, dar noi estimăm că ea va dura 12 ore.
Buget și facturabil – în acest caz ceea ce bugetăm este egal cu ceea ce facturăm. Se aplică pentru contractele de tip T&M (Time and materials), când se facturează resursele efectiv consumate
După ce definim alocarea de resursă pe fiecare activitate, revenim în fișa de proiect și pe tab-ul ”Înregistrare”, iar aici putem selecta o stare a proiectului (avem de ales între planificat, ofertat, deschis și finalizat) și, foarte important, grupa de înregistrare proiect, cea care face legătura cu contabilitatea.
Grupa de înregistrare proiect are asociate conturi contabile pentru calculul produselor și serviciilor în curs de execuție. Există și posibilitatea de a alege între mai multe metode de recunoaștere a produselor/serviciilor în curs de execuție, alegerea uneia dintre ele depinde de standardele contabile ale fiecărei țări.
În afară de ce am menționat deja, pe fișa proiectului mai putem completa pe tab-ul ”Durată” o dată de început și de sfârșit a proiectului, iar pe tab-ul ”Comerț exterior” putem alege dacă vom opera pe proiect în moneda națională sau în valută.
În acest moment, fișa de proiect este definită și putem înregistra pe ea costuri și venituri. În viitoare articole vom arăta cum se înregistrează cheltuielile pe proiect, cum se facturează etapele proiectului și cum se pot obține raportări necesare managementului proiectului.
Elian Solutions este parte a Bittnet Group, activând de peste 15 ani în piață ca implementator al sistemului ERP Microsoft Dynamics 366 Business Central. Având o echipă de peste 70 de angajați și un portofoliu de peste 250 de clienți, Elian Solutions este unul dintre cei mai importanți parteneri Microsoft pentru sistemele ERP.
