Studiu de caz Producton

Studiu de caz Producton: implementare Microsoft Dynamics NAV (Navision)

Publicat: 21 iulie 2009
“Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o solutie integrată , o baza de date comună pentru toate sediile dispersate teritorial, efectuarea tuturor operaţiunilor în timp real, raportarea facilă a rezultatelor şi mai ales în timp reall!” Cristina Pisică, Director Executiv, Producton.

Despre companie

Clientul este un grup format din trei companii, Producton, Certo şi Servel, specializat în producţia, distribuţia şi vânzarea de consumabile pentru imprimante şi copiatoare. Toate cele trei companii sunt deţinute de acelaşi acţionar. Producton, cea mai importantă firmă din grup, operează un lanţ propriu de retail, Digital Office. Certo gestionează activitatea de producţie (umplere cartuşe cerneală, reciclare, recondiţionare etc), iar Servel se ocupă de distribuţia acestor produse în cadrul grupului dar şi către clienţii corporate. Producton, cea mai veche dintre companii, are o experienţă de 15 ani şi este partenerul local numărul 1 pentru HP şi Lexmark în ceea ce priveşte distribuţia de consumabile. Reţeaua Digital Office deserveşte peste 100.000 de clienţi prin intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajaţi, iar la nivelul anului 2008, doar compania Producton, a generat o cifră de afaceri de peste 9 milioane Euro.

Situaţia iniţială

Grupul Producton utiliza pentru gestiunea companiei două produse informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabilă exista Info6, un program dezvoltat în Fox, aplicat pe legislaţia din România şi relativ apreciat de contabili, iar complementar se folosea 4D, o soluţie pentru gestiunea relaţiilor comerciale şi a stocurilor. Aplicaţiile nu erau integrate dar existau o serie de conectori ce permiteau transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor şi volumului de vânzări pentru completarea jurnalelor de TVA, a balanţelor contabile etc. Datele nu erau consolidate în timp real, iar sistemul de raportare lipsea cu desăvârşire. Orice analiză a activităţii se raporta la date deja depăşite cu 1-2 luni, iar volumul de muncă implicat pentru obţinerea acestor date era foarte mare. Existau nu mai puţin de 10 baze de date separate, la nivelul fiecărui departament. Această situaţie genera nemulţumiri majore din partea top managementului, chiar dacă separat, la nivel de departament activitatea se putea desfăşura în condiţii decente. Imposibilitatea urmăririi în timp real a activităţii,a cheltuielilor operaţionale şi a marjelor de profit la nivel de produs/unitate/client a determinat conducerea grupului Producton să ia decizia achiziţionării unui ERP

Soluţia

S-a căutat o soluţie modernă cu referinţe solide în piaţă şi care, alături de gestionarea activităţii şi resurselor companiei, să ofere funcţionalităţi complexe de “business analitics”. După o analiză a pieţei, pe lista scurtă au rămas trei furnizori, la doi dintre acestia renunţându-se pentru lipsa unor funcţionalităţi dedicate producţiei şi respectiv pentru lipsa de flexibiliate în dezvoltarea solutiei optime. În final soluţia potrivită a fost implementarea Microsoft Dynamics NAV (Navision) de către compania Elian Solutions.
“Am ales să lucram cu echipa Elian în urma unei analize a pieţei solutiilor ERP existente în România şi a echipelor care implementau asemenea solutii. Am cerut recomandări şi am primit feedback pozitiv! În plus am apreciat că sunt o echipa tânară, dornică de afirmare dar, care aveau în spate experienţa unor implementari anterioare de succes. Am considerat astfel că ne vor acorda timpul şi consultanţa de care aveam nevoie. Şi nu ne-am înşelat! Am fost convinşi de la inceput că succesul implementării unei soluţii ERP – indiferent de numele pe care aceasta îl poarta, depinde în egală masură atât de performantele
soluţiei în sine cât şi de echipa care implementează, dar şi implicarea noastră!
Am dezvoltat cu ei o relaţie de parteneriat pentru că genul de business pe care noi
îl avem este unul complex care a necesitat multe dezvoltari în sistem şi multe
particularităţi – aşa că am învăţat reciproc unii de la alţii destul de multe atât
pe parcursul implementării cât şi acum pe perioada de mentenanţă şi suport!”
Cristina Pisică, Director Executiv, Producton.
Alături de funcţionalităţile standard au contat foarte mult şi aspectele de CRM şi Business Analytics existente în cadrul Dynamics NAV (Navision). De altfel, impreună cu Dynamics NAV (Navision), clientul a achiziţionat şi produsul Microsoft Business Analytics. A fost implementat Microsoft Dynamics NAV (Navision) versiunea 5.0 cu Service Pack 1, pentru un număr de 52 de utilizatori. Pentru a identifica soluţia corectă, grupul Producton a făcut o analiză internă detaliată cu informaţii colectate din toate departamentele. Mai mult, a fost numit un manager de proiect interesat, care ştia foarte bine business-ul celor trei companii şi astfel a putut fi realizat un caiet de sarcini util.
“Am ales Microsoft Dynamics NAV deoarece ne doream o solutie integrată , o baza de date comună pentru toate sediile dispersate teritorial, efectuarea tuturor operaţiunilor în timp real, raportarea facilă a rezultatelor şi mai ales în timp reall! Ne aşteptam să primim în primul rând de la noul sistem automatizarea unor actiuni care înainte se executau manual, o facilă consolidare a datelor (atât la nivel de companie cât şi la nivel de grup de companii), să reducem timpii de verificare a informaţiilor pe care le transferam din softul de gestiune în cel de contabilitate, rămânând în acest fel mai mult timp pentru analiza rapoartelor extrase şi pentru urmarirea bugetară” Cristina Pisică Director Executiv, Producton.

Desfăşurare proiect

Proiectul a început în iulie 2008 cu o etapă de analiză, după metodologia Microsoft, iar în ianuarie 2009 s-a trecut la Go Live pentru toate cele trei companii din grup. Au fost implementate modulele standard ale Dynamics NAV (Navision) pentru care s-au făcut mai multe customizări conform specificaţiilor definite de echipa de proiect a grupului Producton.
Astfel, Elian Solutions a adăugat soluţiei funcţionalităţi precum:
– corelarea si cautarea facila a componentelor (cartuşelor în special) şi echipamentele pentru care acestea sunt compatibile. Permite asocierea, în magazin, a unui model anume de imprimantă sau copiator cu o listă de consumabile aflate în stoc
– importul ofertelor de la furnizor (pe baza referinţelor încrucişate) şi compararea de preţurilor din piaţă. Grupul lucrează cu un nomenclator de produse cu peste 18000 de repere. Pentru mare parte dintre acestea ei primesc săptămânal sau lunar oferte de preţuri. Elian Solutions a dezvoltat un instrument ce permite importul acestor liste de preţuri în Dynamics NAV (Navision) direct din fisiere Excel şi face automat o mapare a codurilor de produs care diferă în funcţie de furnizor. După import şi mapare utilizatorii au posibilitatea comparării preţurilor pentru doi pana la sase furnizori
– automatizarea realizării unor liste de preţuri de vânzare cu dependenţă procentuală între ele. Sistemul cataloghează clienţii pe trei categorii şi în funcţie de aceste categorii preţul produselor se generează automat prin adăugarea unor procente specifice la preţul de referinţă, fără ca operatorul din magazin să poate interveni asupra operaţiunii. De asemenea, în definirea preţurilor se ţine cont automat de cursul valutar stabilit zilnic
– completarea previziunilor de vânzare în mod automat în funcţie de un algoritm de calcul parametrizabil, aplicat vânzarilor anterioare
– gestionarea activităţii de umplere/reumplere cartuşe şi automatizarea înregistrării consumului de materiale. A fost definit un formular prin care un cartus adus la reumplere primeste un cod unic pe baza căruia este gestionat procesul de umplere cu cerneala/toner, se descarcă din gestiune materialele consumate şi se realizează facturare
– sincronizarea nomenclatorului de articole, preturi in cadrul companiilor din baza de date. Baza unică de date acoperă nevoile celor trei companii care se bazeaza pe acelasi nomencator de articole. Acesta este gestionat numai în cadrul Producton după care modificările sunt propagate şi către celelalte două companii, în timp real
– dezvoltarea de centre de responsabilitate cu restricţionări pe gestiunile asociate altor centre şi serii numerice de facturi şi avize diferite pentru fiecare centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate (magazin sau departament) în funcţie de care sunt alocate gestiunile, conturile bancare dar şi serii numerice de avize, facturi şi chitanţe. Astfel utilizatorii pot presta activităţi (recepţie marfă, descărcări de gestiune, transfer de marfă, reglare de inventar etc) doar în centrele de responsabilitate alocate, iar documentelor le vor fi asociate numere doar din plaja alocată
– integrarea cu casele de marcat existente în cele 14 magazine
– simplificarea jurnalelor de plati si incasare. Cerinta Producton a fost ca operatorii din magazine sa poata realiza operatii simple de incasare şi plată

“Pentru Producton ne-a interesat o simplificare majoră a aplicaţiei deocere utilizatorii din magazin nu au cunoştinţe avansate de utilizare a PC-ului şi de aceea am solicitat partenerilor de la Elian Solutions ca interfaţa pentru magazine să conţină doar funcţionalităţile strict necesare.” Cristina Pisică

Beneficii

În urma finalizării proiectului de implementare a Microsoft Dynamics NAV (Navision) şi a customizărilor realizate de Elian Solutions, grupul de firme Producton şi-a atins obiectivele propuse prin caietul de sarcini şi a înlăturat toate nemulţumirile legate de sistemul IT. Cel mai important beneficiu adus de Dynamics NAV (Navision) a fost sistemul de raportare bazat pe informaţii reale şi consolidate. Direct legat de această realizare, managementul companiei a putut lua decizii foarte rapid bazându-se pe rapoarte cu date real-time şi mult mai detaliate şi nu pe informaţii vechi de 1-2 luni. Compania a obţinut astfel un intrument eficient de control pentru întreaga activitate, managementul având la dispoziţie rapoarte legate de marja de profit pe cea mai mică unitate, asocieri de la cele mai mici unităţi de articole asociate cu diverse categorii de clienţi, agenţi de vânzări, filiale etc

Cresterea marjei de profit.

Posibilitatea comparării extinse a ofertelor de la furnizori şi focalizarea pe achiziţiile cu cel mai mic preţ au un impact direct asupra profitabilităţii companiei. De asemenea, compania dispune de o funcţionalitate ce urmareste pretul produsului şi nu permite vânzarea dacă acesta este sub preţul mediu de achiziţie

Optimizarea stocurilor

“Implementarea NAV ne-a asigurat o imagine completă asupra stocurilor şi ne-a oferit un instrument de control al acestora. Astfel putem evita situaţiile de supra stoc şi de out of stock, mai ales că anterior aveam volume mari de marfă blocate în depozit din dorinţa de a răspunde promt cererilor clienţilor” Cristina Pisică, Director Executiv, Producton.

Administrare facilă a bazelor de date

În sistemul anterior existau nu mai puţin de 10 baze de date care deserveau un singur departament. Această situaţie făcea necesată existenţa a 3 angajaţi care se ocupau de prelucrarea şi analiza datelor. Soluţia Dynamics NAV (Navision) foloseşte o singură bază de date pentru toate cele trei companii, iar compania are nevoie de o singură persoană pentru această activitate.

Cresterea controlului asupra cheltuielilor

Rapoartele detaliate permit managerilor un control eficient al cheltuielilor la nivel de companie, unitate, activitate sau angajat. Măsurile anticriză luate de grup s-au bazat exclusiv pe analizele asupra centrelor de cost si profit din NAV.

Cresterea controlului asupra activităţii şi angajaţilor prin securizarea accesului în sistem

Fiecare utilizator este alocat unei gestiuni şi poate presta activităţi (recepţie marfă, descărcări de gestiune,transfer de marfă, reglare de inventar etc) doar în cadrul gestiunii alocate.

Îmbunătăţirea activităţii de planificare a producţiei

Modulul de planificare din Dynamics NAV (Navision) rulează în fiecare noapte şi pe baza acestuia se declanşează comenzile de aprovionare, către furnizorii interni sau externi. Aplicaţia corelează necesarul de aprovizionare în funcţie de comenzile de producţie şi comenzile de vanzare existente.

Îmbunătăţirea relaţionării cu clientul

În cadrul companiei Servel, prin simplificarea modului de ofertare pentru agenţii de vânzări, mai ales în cadrul licitaţiilor complexe, s-a putut răspunde mai rapid şi corect solicitărilor clienţilor. Stocul de circa 15.000 de produse făcea dificilă realizarea rapidă a unei oferte comerciale. “Prin definirea unor liste multiple de preţuri în funcţie de anumite criterii, Dynamics NAV (Navision) ne-a permis personalizarea relaţiei cu clienţii. Am putut astfel să eliminăm greşelile de la facturare, să respectăm toate discounturile agreate la contractare şi să eliminăm orice discuţie neplăcută pe aceast subiect. Consider că astfel imaginea companiei în faţa clienţilor s-a îmbunătăţit considerabil” Cristina Pisică.

Îmbunătătirea relaţiilor cu partenerii prin monitorizarea atentă a target-urilor

“Dynamics NAV ne ajută foarte mult în realizarea target-urilor stabilite cu partenerii deoarece ştim permanent situaţia exactă a activităţii desfasurate în companie şi putem lua la timp măsurile necesare” Cristina Pisică.

Scurtarea timpului de plată a facturilor şi evitarea situatiilor de neplată.

Dynamics NAV (Navision) permite atât ca oamenii de vânzări să aibă acces direct la situaţia financiară a unui client şi să-l crediteze în funcţie de aceasta cât şi expedierea automată de notificări către clienţi cu privire la soldul acestora.

Îmbunătăţirea previziunilor de cash-flow.

Astfel de previziuni erau complet inexistente în sistemul anterior, însă funcţionalităţile din Microsoft Dynamics NAV (Navision) permit acum planificarea unor investiţii, iar deciziile se pot lua mai uşor existând o imagine mai clară a fondurilor disponibile.

Proiectul a fost extins prin implementarea unui modul Microsoft Business Analytics care aduce managerilor libertate deplină în realizarea rapoartelor şi analiza activităţii.
Cu ajutorul Microsoft Dynamics NAV (Navision) şi a partenerului Elian Solutions, grupul de firme Producton a reuşit să monitorizeze atent întreaga activitate şi să adopte cele mai inspirate măsuri anticriză.

RecomandăShare on LinkedIn0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Email this to someone