Rentabilitatea investitiei pentru sistemul ERP Dynamics NAV (Navision)

De ce să calculăm Rentabilitatea Investiţiei(ROI- Return of Investment)?

Calculul Costului cu implementarea Dynamics NAV

Calculul Beneficiilor rezultate din implementarea Dynamics NAV

Beneficiile indirecte – care nu pot fi măsurate

Cine aduce de fapt benefiiciile?

De ce să calculăm Rentabilitatea Investiţiei (ROI- Return of Investment)?

Sistem ERP Microsoft Dynamics NAVInvestiţia într-o sistemul de tip ERP precum Microsoft Dynamics NAV presupune o analiză prealabilă a costurilor şi beneficiilor astfel încât să se poată lua decizia optimă iar efortul investiţional să fie justificat.
De multe ori, investiţiile în proiecte IT sunt considerate riscante şi tototata greu de măsurat ca şi beneficii efective.

Greu dar nu imposibil. Dificultatea survine din faptul că nu se pot anticipa şi măsura aceste beneficii decât cu o marjă de aproximare şi în urma unui atent proces de analiză a situaţiei fiecărei companii. Nu este doar un calcul pur aritmetic, care să fie aplicat mecanic.
Elian Solutions dispune de experienţa necesară pentru a ajuta la determinarea profitabilităţii unei astfel de investiţii.

Rentabilitatea Investiţiei(ROI – Return of Investment) este cel mai folosit indicator pentru calculul rentabilităţii proiectelor IT. El se calculează ca raport dintre beneficiile obţinute din implementare şi costul iniţial al investiţiei. Beneficiul utilizat în calcul este obţinut ca o medie a beneficiilor rezultate în primii 3 ani de zile de la realizarea investiţiei. Se ia în considerare un orizont de doar 3 ani de zile datorită volatilităţii investiţiilor în proiectele IT(gradul mare de uzură morală).

Condiţia ca investiţia să fie rentabilă este ca valoarea indicatorului să fie supraunitară.
Formula este de calcul este următoarea:

Rentabilitatea Investiţiei =((Beneficiu Anul 1 + Beneficiu Anul 2 + Beneficiu Anul 3) / 3 / Cost Iniţial) X 100

Calculul Costului cu implementarea Dynamics NAV

Costul este compus din:

Costul cu Software-ul- Aici includem valoarea licenţelor care trebuie cumpărate pentru a folosi aplicaţia Microsoft Dynamics NAV. Valoarea licenţelor se stabileşte per utilizator, funcţie de modulele care se achiziţionează. În plus, dacă clientul nu dispune deja de licenţe pentru Windows Server şi SQL Server, atunci trebuie luate şi acestea în calcul.

Costul cu Consultanţa – reprezintă serviciile implementatorului, atât în faza de implementare propriu-zisă cât şi în perioada post-implementare. Costurile cu consultanţa se estimează înmulţindu-se orele estimate în Planul de Proiect pentru realizarea implementării cu tariful orar al implementatorului pentru serviciile de consultanţă. Pentru activitatea de suport post-implementare, se poate obţine din partea implementatorului o estimare a efortului de suport.

Costul cu Hardware-ul – reprezintă valoarea achiziţiilor hardware necesare pentru implementarea software-ului. De exemplu, atunci cand se cumpără un nou server.

Costul cu Personalul – reprezintă costul timpului în care personalul va participa la realizarea implementării(analiză, instruire, testare, etc). Se obţine înmulţind numărul de ore din Planul de Proiect în care este necesara implicarea personalului cu valoarea salariului mediu orar calculat.

Alte Costuri– sunt costuri care pot apărea şi care nu sunt incluse în niciuna din categoriile de mai sus.

Calculul Beneficiilor rezultate din implementarea Dynamics NAV

Determinarea beneficiilor este mai dificilă decât determinarea costurilor intrucat orice evaluare conţine un semnificativ element de estimare. Cuantumul benefiiciilor variază funcţie de domeniul în care activează firma, de numărul de utilizatori care vor lucra şi de procesele de afacere care vor fi incluse în implementare.

Principalele categorii de beneficii care pot fi cuantificate sunt:

Beneficii rezultate din optimizarea stocurilor

Întrucât Dynamics NAV permite realizarea unei planificări a aprovizionării şi a producţiei, aceasta permite realizarea unor stocuri optime(diminuate). Politica de aprovizionare (stoc minim, stoc maxim, etc) se poate seta la nivelul fiecărui articol. Beneficiul se calculează înmulţind valorea medie a stocurilor cu rata medie a dobânzii şi cu procentul estimat de diminuare a valorii stocurilor. Dacă de pildă, avem:
Valoarea medie stocurilor 1.000.000 de RON, Rata medie a dobanzii= 7% şi Procentul de diminuare a valorii stocului=15%, vom am avea un Beneficiu = 1000000 x 7% x 15% = 52 500 RON.

Beneficii rezultate din îmbunătăţirea relaţiilor cu partenerii

Menţinerea unor relaţii cu partenerii de afaceri presupune un flux informaţional care generează cheltuieli. Dynamics NAV poate diminua aceste costuri prin generare unui schimb automatizat de informaţie; de exemplu, oferte ale furnizorilor importate automat în sistem, integrarea sistemului cu un site în care se realizează vânzarea produselor, transmiterea comenzilor de aprovizionare în formă electronică sau a notificarilor de plată către clienţi pentru facturi scadente, înregistrarea comunicării prin e-mail ca şi interacţiuni, etc.
Beneficiul se obţine înmulţind valoarea anuală actuală a cheltuielilor generate de relaţia cu partenerii cu procentul estimat pentru reducerea acestor cheltuieli.

Beneficii rezultate din scăderea costurilor cu raportările, auditul şi contabilitatea.

Dynamics NAV oferă o vizibilitatea sporită asupra datelor; informaţia se poate obţine în timp real, se pot genera raportări “ad-hoc”, funcţie de parametrii furnizaţi de către utilizator.
Aceste facilităţi aduc o scăderea a costului de obţinere a informaţiei. Beneficiul obţinut se calculează înmulţind valoarea anuală a costurilor cu auditul şi contabilitatea cu procentul estimat de reducere a acestor costuri.

Beneficii rezultate din reducerea cheltuielilor IT

Implementarea sistemului Dynamics NAV înlocuieşte aplicaţiile anterioare(programul de contabilitate, stocuri, etc) şi prin urmare, cheltuielile cu acele sisteme nu mai sunt necesare.
Beneficiul se calculează ca valoare anuală a cheltuielilor generate de aplicaţiile care vor fi înlocuite.

Beneficiile rezultate din îmbunătăţirea managementului cheltuielilor

Soluţia Dynamics NAV oferă managementului posibilitatea de a urmări pe centre de cost toate cheltuielile efectuate, generând implicit şi o îmbunătăţire a gestionării acestor cheltuieli. Se poate crea un număr nelimitat de centre de cost; departamente, activităţi, maşini, salariaţi,etc.
Se pot realiza bugetări ale acestor cheltuilor. Abaterile de la buget se pot urmări în timp real şi se pot lua măsuri pentru a micşora aceste cheltuieli.
Beneficiul se calculează înmulţind valoarea cheltuielilor supuse analizei cu procentul estimat de reducere a acestora printr-o mai bună gestionarea a cheltuielilor.

Beneficiile care nu pot fi măsurate (indirecte)

Implementarea unui ERP aduce însă şi beneficii care nu pot fi exprimate direct în bani.
Uneori, acestea sunt la fel de importante ca şi cele măsurabile. Dintre beneficiile indirecte pe care soluţia ERP Dynamics NAV le poate aduce, menţionăm:

✔ Sporeşte abilitatea de luare a unor unor decizii de afaceri în timp real.
✔ Asigură acurateţea şi consistenţa datelor.
✔ Există o vizibilitate sporită a proceselor de afaceri.
✔ Accesul utilizatorilor se face în baza unor roluri predefinite – se securizează astfel accesul la informaţie şi se elimină o parte din erorile de operare.
✔ Creşte productivitatea muncii per ansamblu; există o mai bună colaborare cu partenerii şi în interiorul companiei.
✔ Nu în ultimul rând, aduce un plus de imagine companiei în care se implementează. Deţinerea unei soluţii ERP precum Dynamics NAV este o carte de vizită pentru partenerii de afaceri, o€” garanție a faptului că firma deţine un sistem informaţional performant.

Cine aduce de fapt benefiiciile

Deşi cele enumerate mai sus sunt elemente care ne pot ajuta la luarea unei decizii privind implementarea, trebuie subliniat un fapt: implementarea unei solutii ERP nu poate aduce beneficiile scontate decât prin optimizarea proceselor de afaceri pe care aceasta le susţine.
Oamenii care participă la procesele de afaceri, lucrând cu sistemul, sunt cei care vor produce aceste beneficii. De aceea, proiectul de implementare nu trebuie văzut ca un demers pur tehnic, care trebuie “pasat” celor de la IT ci ca un proces de imbunătăţire a afacerii, în care implicarea viitorilor utilizatori ai sistemului este hotărâtoare.
Finalmente, cei care vor folosi sistemul vor fi cei care vor aduce plusul de valoare.

RecomandăShare on LinkedIn0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Email this to someone