De ce sa calculam Rentabilitatea Investitiei (ROI – Return of Investment)?
Investitia intr-o sistemul de tip ERP precum Microsoft Dynamics NAV presupune o analiza prealabila a costurilor si beneficiilor astfel incat sa se poata lua decizia optima iar efortul investitional sa fie justificat.
De multe ori, investitiile in proiecte IT sunt considerate riscante si tototata greu de masurat ca si beneficii efective.
Greu, dar nu imposibil. Dificultatea survine din faptul ca nu se pot anticipa si masura aceste beneficii decat cu o marja de aproximare si in urma unui atent proces de analiza a situatiei fiecarei companii. Nu este doar un calcul pur aritmetic, care sa fie aplicat mecanic.
Elian Solutions are experienta necesara pentru a ajuta la determinarea profitabilitatii unei astfel de investitii.
Rentabilitatea Investitiei (ROI – Return of Investment) este cel mai folosit indicator pentru calculul rentabilitatii proiectelor IT. El se calculeaza ca raport dintre beneficiile obtinute din implementare si costul initial al investitiei. Beneficiul utilizat in calcul este obtinut ca o medie a beneficiilor rezultate in primii 3 ani de zile de la realizarea investitiei. Se ia in considerare un orizont de doar 3 ani de zile datorita volatilitatii investitiilor in proiectele IT (gradul mare de uzura morala).
Conditia ca investitia sa fie rentabila este ca valoarea indicatorului sa fie supraunitara.
Formula este de calcul este urmatoarea: Rentabilitatea Investitiei = ((Beneficiu Anul 1 + Beneficiu Anul 2 + Beneficiu Anul 3) / 3 / Cost Initial) X 100.
Calculul Costului cu implementarea Dynamics NAV
Costul este compus din:
Costul cu Software-ul: Aici includem valoarea licentelor care trebuie cumparate pentru a folosi aplicatia Microsoft Dynamics NAV. Valoarea licentelor se stabileste per utilizator, functie de modulele care se achizitioneaza. In plus, daca clientul nu dispune deja de licente pentru Windows Server si SQL Server, atunci trebuie luate si acestea in calcul.
Alte Costuri: Sunt costuri care pot aparea si care nu sunt incluse in niciuna din categoriile enumerate.
Costul cu Consultanta: Reprezinta serviciile implementatorului, atat in faza de implementare propriu-zisa, cat si in perioada post-implementare. Costurile cu consultanta se estimeaza inmultindu-se orele estimate in Planul de Proiect pentru realizarea implementarii cu tariful orar al implementatorului pentru serviciile de consultanta. Pentru activitatea de suport post-implementare, se poate obtine din partea implementatorului o estimare a efortului de suport.
Costul cu Hardware-ul: Reprezinta valoarea achiziţiilor hardware necesare pentru implementarea software-ului. De exemplu, atunci cand se cumpara un nou server.
Costul cu Personalul: Reprezinta costul timpului in care personalul va participa la realizarea implementarii (analiza, instruire, testare etc.). Se obtine inmultind numarul de ore din Planul de Proiect in care este necesara implicarea personalului cu valoarea salariului mediu orar calculat.
Calculul Beneficiilor rezultate din implementarea Dynamics NAV
Determinarea beneficiilor este mai dificila decat determinarea costurilor intrucat orice evaluare contine un semnificativ element de estimare. Cuantumul benefiiciilor variaza functie de domeniul in care activeaza firma, de numarul de utilizatori care vor lucra si de procesele de afacere care vor fi incluse in implementare.
Principalele categorii de beneficii care pot fi cuantificate sunt:
- Beneficii rezultate din optimizarea stocurilor: Intrucat Dynamics NAV permite realizarea unei planificari a aprovizionarii si a productiei, aceasta permite realizarea unor stocuri optime (diminuate). Politica de aprovizionare (stoc minim, stoc maxim etc.) se poate seta la nivelul fiecarui articol. Beneficiul se calculeaza înmultind valorea medie a stocurilor cu rata medie a dobanzii si cu procentul estimat de diminuare a valorii stocurilor. Daca de pilda, avem:
Valoarea medie stocurilor 1.000.000 de RON, Rata medie a dobanzii= 7% si Procentul de diminuare a valorii stocului=15%, vom avea un Beneficiu = 1000000 x 7% x 15% = 52 500 RON.
- Beneficii rezultate din imbunatatirea relatiilor cu partenerii: Mentinerea unor relatii cu partenerii de afaceri presupune un flux informational care genereaza cheltuieli. Dynamics NAV poate diminua aceste costuri prin generare unui schimb automatizat de informatie; de exemplu, oferte ale furnizorilor importate automat in sistem, integrarea sistemului cu un site in care se realizeaza vânzarea produselor, transmiterea comenzilor de aprovizionare in forma electronica sau a notificarilor de plata catre clienti pentru facturi scadente, inregistrarea comunicarii prin e-mail ca şi interactiuni etc.
Beneficiul se obtine inmultind valoarea anuala actuala a cheltuielilor generate de relatia cu partenerii cu procentul estimat pentru reducerea acestor cheltuieli.
- Beneficii rezultate din scaderea costurilor cu raportarile, auditul si contabilitatea: Dynamics NAV ofera o vizibilitatea sporita asupra datelor; informatia se poate obtine in timp real, se pot genera raportari “ad-hoc”, functie de parametrii furnizati de catre utilizator.
Aceste facilitati aduc o scaderea a costului de obtinere a informatiei. Beneficiul obtinut se calculeaza inmultind valoarea anuala a costurilor cu auditul si contabilitatea cu procentul estimat de reducere a acestor costuri.
- Beneficii rezultate din reducerea cheltuielilor IT: Implementarea sistemului Dynamics NAV inlocuieste aplicatiile anterioare (programul de contabilitate, stocuri etc.) si prin urmare, cheltuielile cu acele sisteme nu mai sunt necesare.
Beneficiul se calculeaza ca valoare anuala a cheltuielilor generate de aplicaţiile care vor fi inlocuite.
- Beneficiile rezultate din imbunatatirea managementului cheltuielilor: Solutia Dynamics NAV ofera managementului posibilitatea de a urmari pe centre de cost toate cheltuielile efectuate, generand implicit si o imbunatatire a gestionarii acestor cheltuieli. Se poate crea un numar nelimitat de centre de cost; departamente, activitati, masini, salariati,etc.
Se pot realiza bugetari ale acestor cheltuilor. Abaterile de la buget se pot urmari in timp real si se pot lua masuri pentru a micsora aceste cheltuieli.
Beneficiul se calculeaza inmultind valoarea cheltuielilor supuse analizei cu procentul estimat de reducere a acestora printr-o mai buna gestionarea a cheltuielilor.
Beneficiile care nu pot fi masurate (indirecte):
Implementarea unui ERP aduce insa si beneficii care nu pot fi exprimate direct in bani. Uneori, acestea sunt la fel de importante ca si cele masurabile.
Dintre beneficiile indirecte pe care solutia ERP Dynamics NAV le poate aduce, mentionam:
- Sporeste abilitatea de luare a unor unor decizii de afaceri in timp real;
- Asigura acuratetea si consistenta datelor;
- Exista o vizibilitate sporita a proceselor de afaceri;
- Accesul utilizatorilor se face in baza unor roluri predefinite – se securizeaza astfel accesul la informatie si se elimina o parte din erorile de operare;
- Creste productivitatea muncii per ansamblu; exista o mai buna colaborare cu partenerii si in interiorul companiei.
Nu in ultimul rand, aduce un plus de imagine companiei in care se implementeaza. Detinerea unei solutii ERP precum Dynamics NAV este o carte de vizita pentru partenerii de afaceri, o “garantie” a faptului ca firma detine un sistem informational performant.
Cine aduce de fapt benefiiciile
Desi cele enumerate mai sus sunt elemente care ne pot ajuta la luarea unei decizii privind implementarea, trebuie subliniat un fapt: implementarea unei solutii ERP nu poate aduce beneficiile scontate decat prin optimizarea proceselor de afaceri pe care aceasta le sustine.
Oamenii care participa la procesele de afaceri, lucrand cu sistemul, sunt cei care vor produce aceste beneficii. De aceea, proiectul de implementare nu trebuie vazut ca un demers pur tehnic, care trebuie “pasat” celor de la IT ci ca un proces de imbunatatire a afacerii, in care implicarea viitorilor utilizatori ai sistemului este hotaratoare.
Finalmente, cei care vor folosi sistemul vor fi cei care vor aduce plusul de valoare.