ERP distributie – functionalitati necesare

Nevoia pentru un sistem ERP distributie

Firmele din distribuție care au depășit un anumit volum de vânzări și un anumit nivel de complexitate a activității, au nevoie de un sistem informațional care să le poate susțină activitățile curente. Un simplu program de contabilitate nu mai este suficient, au nevoie de un ERP (Enterprise Resource Planning).

Tableta_3Atunci când cineva va căuta un sistem ERP distributie, va fi derutat de amploarea ofertei, dar și de inconsistența ei . Nu puțini sunt cei care pretind că dețin soluții ERP gata să satisfacă întru totul nevoile pieței, fiind gata să bage pe gâtul clienților tot felul de sisteme ce nu sunt pe deplin maturizate sau cărora le lipsesc funcționalități de bază.

De aceea, ne propunem să trecem în revistă, fie și sumar, funcționalitățile care, în opinia noastră, sunt esențiale pentru ca un sistem ERP să poată folosi unei firme dei distribuție.

Fluxurile de bază ale distribuției – aprovizionarea și vânzarea.

Mai întâi și întâi, e nevoie ca sistemul ERP să poată susține cele două fluxuri de bază ale oricărei firme de distribuție: procesul de apropvizionare și cel de vânzare. Într-un sistem informațional acestea se reflectă prin înregistrararea unor documente care parcurg un flux

Pentru aprovizionare avem:

Oferta de Cumpărare -> Comanda de Cumpărare ->  Recepție ->  Factura ->  Plata

Pentru vânzare avem:

Oferta de Vanzare –> Comanda de Vânzare –>  Livrare –>  Factura -> Încasarea

Cele două fluxuri trebuie să fie însă corelate, cererea și oferta trebuie să se întâlnescă în punctul de echilibru. Acest lucru se poate în principiu rezolva prin două mecanisme și ambele trebuie să se regăsească ca funcționalități în cadrul unui ERP pentru distribuție

– Generare comenzii de cumpărare din cea de vânzare. Utilă atunci când se livrează produse de valoare mare și/sau care nu se țin în stoc

– Rularea unei proceduri de planificare de stoc. În acest caz, funcție de stocul existent, de comenzile de aprovizionare în curs și de cele de vânzare, se generează noi comenzi de aprovionare.

Gestiunea stocurilor

O corectă gestiune a stocurilor este critică pentru o firmă de distribuție. Asta înseamnă atât o bună evidență fizică a lor (cantități, locație) cât și valorică.

Evidența fizică și valorică trebuie să fie decuplate în sistem, în sensul ca să se poate realiza operațiuni doar cantitative sau doar valorice. Doar așa se asigură o suficientă flexibilitate la înregistrare tranzacțiilor.

Evidența fizică

Evidență fizică înseamnă ca sistemul ERP să permită înregistrări privind: recepția cantitativă, transferul, retururi. De asemenea, trebuie să fie disponibilă urmărirea pe numere seriale și/sau pe loturi.

În cazul în care este necesar, trebuie să existe și funcționalități de management de depozit precum: compartimentarea depozitului, asocierea unor parametri fizice pentru compartimente, optimizări pentru depozitare și încarcare a mărfii etc.

Evidența Valorică

Evidența valorică înseamnă ca mișcările de stocuri să fie întotdeaun la valoare corectă. Asta însemnă ca sistemul să calculeze bine intrările și ieșirile de marfă, pe metodele de cost cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, Standard.
În unele situații, e necesar ca tranzacțiile cu stocuri deja realizate să să fie reevaluate. În sistemul ERP trebuie să fie posibilă înregistrarea unor astfel de tranzacții. De pildă, putem avea o recepție de marfă care a fost deja vândută; ulterior, apare o factură de transport. În cazul acesta valoarea facturii de transport va afecta intrarea inițială a stocului dar și descărcarea de marfă, pe contul de chesltuieli.

Politici complexe de prețuri și discounturi

Politica comercială a fiecărei firme de distribuție impune abordarea diferențiată a pieței cu politice de prețuri și de discount variate, funcție de volumul mărfurilor vândute, sezonul în care se face vânzarea, dimensiunea clientului etc. Aceasta impune o flexibilitate maximă în sistem pentru a acoperi toate scenariile posibile.

De obicei, asta se realizează prin stabilirea unor grupări de tipuri de prețuri și discountur, la nivelul clienților și la nivelul articolelor și apoi realizarea unor diverse combinații între acest grupe; din intersecția lor rezultă anumite prețuri și discounturi. Chiar și așa, trebuie să existe întotdeauna posibilitatea de a stabili un anumit preț/discount pe fiecare tranzacție.

Vânzări și Marketing

Pentru o firmă de distribuție activitatea de vânzări și marketing trebuie susținută și dpdv al sistemul informațional, cu funcționalități specifice. De obicei, pentru astfel de activități se utilizează sistem de tip CRM (Customer Relationship Management).

Totuși, și un sistem ERP trebuie ca prin modulul de Vânzări și Marketing să asigure un minin de funcționalități, precum:

– Definirea agenților de vânzări și alocarea lor pe clienți
– Rapoarte de calculare a comisionului pentru agenți de vânzări
– Posibilitatea de a stabili task-uri pentru activități de vânzări (pe echipe de vânzări etc
– Definirea contactelor în sistem și înregistrarea interacțiunulor (telefoane, e-mailuri,documente etc)

Foarte important este ca sistemul să permită realizarea unor campanii de vânzări. Campania de vânzări poate fi un instrument puternic în politica comercială a firmei, asigurând flexibilitate ofertei, adaptarea acesteia la condițiile pieței.

Campania de vânzări înseamnă oferirea spre vânzarea, pe o perioade determinate, a unor anumite articole, cu anumite prețuri, către anumiți client. De pildă, se poate realiza o campanie la un preț special pentru toți clienții cărora în trecut li s-a vândut un articol a cărui perioada de viață a expirat și vor avea nevoie de un înlocuitor.

Soluția ERP Microsoft Dynamics NAV implementată de către Elian Solutions, asigură toate funcționalitățile de mai sus, și încă multe altele. Pentru firmele din domeniul distribuție Elian a creat o adevărată verticale, care acoperă complet necesitățile informționale.

Pentru o listă detaliată a acestor funcționalități, puteți descărca un  document în format PDF, dând click pe linkul de mai jos

Funcționalități ERP distribuție

RecomandăShare on LinkedIn0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Email this to someone

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *